Excel 用记录单方式录入数据不易错

 

    Excel 输入数据的一般做法,就是我们平常所用到的逐行逐列地输入相应的数据。如果工作表字段很多,输入数据时就会将很多宝贵的时间用在来回切换行、列的位置上,也很容易出现错位的情况。但是我们可以想另外一种既可以快速输入,又可避免错行情况发生的方式。其实我们知道的,那就是记录单输入。

                         

    要创建如上图的成绩单,如果我们直接输入,很可能错位。但是,我们借助Excel的记录单的功能,这样输入起来比较方便,也不容易出错,而且有助于我们查找数据。

    步骤:

    一、手工将“记录单”加入“快速访问工具栏”。(注意:“记录单”在“不在功能区中的命令”,如下图所示:)

 

                    

二、输入数据。  

                   

          1、选中要输入数据的单元格,包括字段行。

    2、点“”记录单工具。出现提示框,点“确定”,即将首行用作标签。

    3、在记录单第一个文本框中输入姓名,按TAB键,跳到语文,输入语文成绩,不可使用方向键,整条输入完成后,按回车,或者点“新建”。        

                           

    开始输入第2条记录,点“上一条”,可以切换到上一条记录。

    通过点“上一条”和“下一条”,或者“拖动滚动条”,可以很方便地切换到上下的记录,输入完成后,点“关闭”退出。

    点“删除”可删除当前记录。

    注意:通过记录单添加记录的结果与直接在工作表中输入数据的结果是完全一样的。

    三、查找记录。

    1、点“条件”按钮。

    2、要查找所有姓李人员的成绩,在“第一个文本框”中输入“李”。

    3、点“下一条”,就会显示第1条符合条件的记录。

    4、点“下一条”显示下一条符合条件的记录。

    5、最后,点“关闭”退出。