团队管理方面,有个约定,反复强调——所有的待评审文档,通知,知会等信息,发起人为责任人,要负责跟催并把任务闭环。


在九段秘书论里面,有个非常经典的例子。一个秘书发通知大家第二天九点开会,结果人来了不到三分之一,问是谁的责任?如果谁有兴趣,不妨自己先思考一二。


常规来讲,并不是所有的事情都要跟催到底,要区分对待。


如果所有的事情都敷衍了事,肯定这个人就是没有责任心,尽早远离这种人。如果所有的事情都死盯不放,这人也是愣头青,闯祸的概率远远大于这种执着带来的正能量。


通知,知会,告知,在不同的场合和不同的目的下,使用和表达的方式千奇百怪。尝试分类如下:


1、免责。


这种类型的特点发出通知,邮件,但是不祈求接收人能看到,能理解,或者根本不指望接收人知不知道。但是万一有问题,就和自己没有关系,因为发送人是进行过通知这个操作步骤的。


比如×××丢失,登报发遗失声明。就不在乎谁能看到。万一自己的×××被用来做一些非法的事情,出了事,就可以拿着报纸,说某年某月某日发布过遗失声明。这种是纯粹的免责,避免自己的利益受到损害。


2、还有一种是击鼓传花的免责。


反正事情不要停留在自己手上,接到事情,抓紧时间传给下一棒就ok。至于事情解决不解决,不关心,反正没有停留在我手上。


比如一个客户的问题,由本地售后转到800到测试到开发组长到开发人员。可能就是一个环节,比如测试吧,800发了邮件过来,说问题严重客户重要,测试随手就转给了开发人员,说+1。结果几天后问题没解决,追溯了一下,各个环节都说自己很重视,做到及时处理,和自己没关系。


我们多次遇到过的对话,就是典型的击鼓传花甩责任——A:XX文件的评审怎么还没有结果?B:我发起评审了啊,但是大家没人理我啊。


3、推卸责任。


更常见的,发了东西给对方,但是所有的动作就到此为止,没有提醒查收邮件,没有通过微信短信跟催,听之任之,就是属于推卸责任。


例子太多了。开篇说的评审文档,发起会议人没有到场,都很典型。出了问题就反复强调是接收人的问题:哎,邮件明明写的清清楚楚,几号几点开会,你自己不看清楚,能怪得了谁?或者,这件事征求过你的意见,你没有回复,默认你就认同了啊。


介绍一下比较高端的推卸责任。任务反馈不告知,一件事的某个节点,处理人发了邮件,但是没有再确认。这种邮件能不能被及时处理,要看收件人是否仔细,甚至收件人是领导或角色太多,邮件多,或出差时,一不留意就错过了。然后一个月过去了,项目没进度。领导催起来为什么,反而处理人振振有词,一个月前给您请示过啊,您没有回复。然后事情才暂时挂起了啊。


还有一种类似隐藏的细节的通知法,比如各种app或网站的用户信息,没有几个人认真看过,都是直接打钩,同意。文档信息和邮件也是,可能长篇大论中,一个细节,或者估计混淆的措辞藏在里面。就发布了。然后出问题后,说,这件事之前告知过,大家都确认了啊。不信你看附件XX页的第XX条,写的清清楚楚。


4、故意为之,人为制造责任。


郑渊洁曾经说过的发生在自己身上的事情,某年北京作协开会,特意在一个犄角旮旯的地方贴了纸质的告知文件:通知郑渊洁同志于XX日参与在XXX召开的XXX会议。然后郑渊洁没看到,会议记录为缺席。还有一次也是同样的套路,不过对付的是韩寒,果然文人的心思,特别锦绣。


这种套路和操作,在日常生活中也不是非常遥远的事情。通过有意无意的方式,让接收人一不小心就错过信息,然后失去机会,或背黑锅。

 

跳出这么多不那么正向的信息传达和驱动。怎么做才是奔着解决问题的态度去闭环呢?


常见的方式有两种:


1、设立截止时间。比如发起一份文档的评审,并在正文明确明显的说明:请于三个工作日内给于回复,否则默认通过。但是这种方式有限制场景,多用于上级机构向下发送。否则接收人就会莫名其妙:这特么是谁?凭什么让老子三天内给回复,否则就后果自负?


我们常见的这种通知,往往是z f 机关的公示文件,或者贴在发布牌上的拟提拔公示等。


从偷懒的角度,平级部门也可以发。但是要看用心,双方部门都这么规定,是好事情。如果是单向操作,参考上面一条,那就是默认部门比你牛的意思。部门之间总有强势弱势,有肥肉有清汤,如果的确是弱势群体,老老实实面对现实。如果是估计恶心人,那就要拉出来说说一二三四了。


至于部门内部,看之前的氛围和执行力,比如大家都达成共识,一个文件三个工作日没有给出反应,就默认是同意无意见,后果自负。有这种习惯就可以这么做。如果没有这种习惯,要养成习惯不太现实,还是老老实实参考第二条吧。


2、明确责任人为发起人。

同样,也是我们内部反复约定的事情:发起人为责任人,要负责跟催并把任务闭环。


如果是多团队之间的撕逼,或者故意为之的行为,则可以无视。但是总会有些事情,是奔着解决问题去的。这个时候,发起人作为对这件事情负责的人来说,有必要跟催大家的反馈进度。而不是一封邮件出去就万事大吉了。


甚至我们可以拆开之后谈怎么跟催,比如发了邮件之后,第一时间通过微信,短信或当面进行提示:有个事情需要参与,请注意一下。然后根据约定的评审时间周期,自己尝试设立几个提醒点,分别进行跟催。直到所有的人都回复完成。


同样,作为评审人和参与者,如果真的没啥问题或意见,也及时的回复一下,无意见。省的别人天天跟催,让大家都省点力气,挺好的。