在我们日常办公中,有一种情况就是我们总是要重复使用一些文字,比如:页眉,页脚,企业介绍,企业LOGO,或者是一些固定格式的文字或者图标或者表格等等信息。那么,我们要是每次编辑文档都要重新输入一次太麻烦了。每次我们遇到这种问题的时候,脑海里都会想到一个Idea,那就是“要是能有一个文档库把我经常用到的信息存起来,以后可以随时调用太多好啊”。没问题的,office2010当然会想到用户的需求,因此,在office2010中我们看到了一个叫做“构建基块管理器”的功能,利用此功能,我们可以把需要经常使用的资料存放到这里。我们先看看“构建基块管理器”是什么样子的。[插入]---->[文本]选项卡--->[文档部件]--->[构建基块管理器]

 

我们在[插入]选项卡中看到的页眉,页脚,文档部件里面的常规显示出的信息,都是存放在[构建基块管理器]当中。那么,我们如何将常用的信息存放进去呢。其实非常简单。

第一:我们选中一段文字,或者一张图片,然后选择[插入]选项卡中的[文档部件],选择[将所选内容存放到文档部件库]

第二:在进行完上面的操作之后,会出现一个对话框让你选择存放所选内容的地点,在这里,你可以设置你选择的这段内容今后将使用在什么地方,相关设置是在“库”的下拉菜单中选择。在“类别”中,你可以选择默认的“常规”,也可以选择新建类别,我建议大家选择新建类别,如果你打算存放的内容比较多的时候,如果都选择“常规”,那么会容易将你之前保存在“常规”中的内容覆盖。当我们要存放的内容很多,并且分类不同的时候,我们可以根据自己的具体需要,设置不同的类别,然后分类存放。在“保存位置”中,建议大家尽量选择系统默认的“Building Blocks”,具体normalbuilding blocks有什么区别,我会在以后的博文中详细解释。当一切都设置好之后,我们点击“确定”

 

第三:我们看一下效果我之前将所选的内容存放在“文档部件”,类别为“office”,那么我在[插入]选项卡中的[文档部件]中就看到我设置过的“office”类别,并且在该类别下有我之前所选的内容,这个时候我们直接插入到文档中就可以了。另外,我们也可以把所选内容存放到页眉,或者页脚,或者专门的某一个特定的类别中。这样的操作,是不是会提高我们的工作效率呀?不过我认为,属于自己的office一定要DIY一下,让自己的office和别人用的office不一样,按照自己习惯的操作方式来自定义自己的office是一件非常有意思的事情。很多朋友用我的office做文档的时候,都觉得和平常用的不一样,我心里那么高兴啊,做自己的office,玩自己的工作。这才会让生活充满很多乐趣。