在日常办公中,无论是销售部、行政人力部、市场部都会涉及到一项工作,那就是群发邀请函或者通知、公告等公文。我们可能会发送电子邀请函,也可能需要我们打印纸质邀请函,也会遇到打印大量的客户通信地址用来派发礼品或者业务资料等等。但整理客户联系地址,并且逐份打印出来可是一项大工程。别担心,Word2010的“邮件”选项卡中的各项功能可以帮助我们解决这些头疼的问题。我们先来了解一下“邮件”功能到底可以实现哪些功能?举个例子来说,年终了,公司要给客户发送电子贺卡,一份精美的电子贺卡就发送到了每个部门的同事手中,我们都希望自己的客户在收到这张电子贺卡的时候上面会有客户自己的名字,并且也不希望客户通过邮件看到我们是群发的邮件,那样会让客户产生反感。好的!“邮件”功能可以帮我们实现。

再举个例子,公司新推出了N种新产品的试用装,但都需要贴上仅属于这一种新产品的标签。用手写?天啊~~太浪费人力了。要是能批量打印出来就好了,没问题!“邮件”功能可以做到!

如果我们要批量打印信封怎么办?每个客户的地址都不一样。没问题,“邮件”功能照样可以做到!

什么?你说你用office sysytemPublisher产品设计了邀请函?那太好了,我们可以在Publisher中使用“邮件”功能,直接实现批量发送邀请函了。

我们现在来具体操作一遍,我们来模拟一个场景,我需要给我的客户发送一份关于office技术活动的电子邀请函,客户信息我存放在一份Excel表格中。

第一步:在word中打开我们的电子邀请函,选择“邮件”选项卡,然后选择“开始邮件合并”选项卡中的“选择收件人”。在下拉菜单中我们可以进行三种方式的选择,由于我们之前存放了一份excel表格,因此我们选择“使用现有列表”选项。如果你没有现成的列表,我们可以选择“键入新列表”选项,然后我们可以自行输入相关数据,如果你想直接给outlook联系人中的人发送邀请函,可以直接选择“从Outlook联系人中选择”。

 

利用word2010中的“邮件”功能批量发送邀请函_职场

 

第二步:当我们选择了“使用现有列表”选项之后,我们将选择存放好的数据源,在右侧的列表中我们可以看到,可以选择各种格式的数据源,一般常用的是excel表格,当然也可以根据不同的环境选择不同的格式,从这里我们可以看出word的此功能支持多种格式。

 

利用word2010中的“邮件”功能批量发送邀请函_职场_02

第三步:当选择好数据源之后,我们选择“sheet1$,因为我的数据是存放在第一个工作表中。

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第四步:当我们选完数据源之后,我们在“邮件”选项卡下选择“插入合并域”,在下拉菜单中我们可以看到excel表格中的各种字段,在这个时候,我们的光标一定要放在将要插入域的文本位置上,依次插入“姓”域,“名”域,如果你还需要插入其他信息,可以继续选择相应的字段域。

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 第五步:当我们完成插入域信息之后,我们选择“预览结果”,选择左右前进箭头,可以看到我们已经将excel表格中的姓名插入到我们需要显示姓名的位置上。

利用word2010中的“邮件”功能批量发送邀请函_word_05 

第六步:预览确认没有问题可以完成的时候,我们选择“完成并合并”选项,在下拉菜单中,word提供三种发送方式,我们可以根据自己的需要来选择相应的操作。正如我们文章开头所说,如果你需要将文本打印,我们可以选择“打印文档”,如果我们只需要发送电子文档,我们选择“发送电子邮件”。

利用word2010中的“邮件”功能批量发送邀请函_office,word_06 

第七步:选择“发送电子邮件”之后,会出现一个对话框,在“收件人”选项中我们选择excel表格中的电子邮箱字段,邮件主题行我们也可以直接设定好,最后我们也可以选择部分发送邮件或者全部发送邮件。当我们一切信息都选择完毕之后,点击“确定”,就将完成批量发送邮件的功能,我们可以在自己的outlook中的]“已发送邮件”文件夹中看到发送出去的所有邮件。并且,我们可以发现每一封邮件都是独立的,不会存在收件人看到很多抄送人的邮件地址,这样非常有效的保护了客户信息,同时也会让客户觉得这封邮件仅仅是为我一个人发送的。

利用word2010中的“邮件”功能批量发送邀请函_word_07

word2010的“邮件”功能不仅可以批量发送电子邀请函,也可以批量制作员工胸卡,纸质邀请函,产品标签等。具体操作方式和上文我所介绍的步骤基本一致。

注:如果我们的邀请函中涉及到性别问题,比如我们需要在姓名后面加注“先生/女士”,那么我们在“规则”中做一点点的设置,首先在“规则”下拉菜单中选择“如果。。。那么。。。否则”选项,在对话框中的“域名”区选择相应的性别字段,在“比较条件”区选择“等于”,在“比较对象”区输入“男”,在“则插入此文字”中输入“先生”,在“否则插入此文字”区输入“女士”,然后选择确定。这样,在预览中我们就看到相应的姓名所属于的性别就出现了,当然了输入的“比较对象”中的内容要和之前我们选择的excel表格中的字段内容一致。

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