Outlook中存储了日常工作所需的重要数据,因此,Outlook数据的及时备份也就显得尤为重要。一般情况下,Outlook中的数据都是通过PST文件进行存储和备份的。
PST文件(Personal Folder File个人文件夹)在实质上是一组Outlook信息的集合,如:收件箱、发件箱、草稿、日历、任务、地址簿,但不包含邮件账户及规则。Outlook为每个用户都建立独立的PST文件。如果你使用的是Windows XP,那么,你会在“X:\Documents and Settings\用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”目录下面找到名为“Outlook.pst”的文件,这就是属于你的PST文件,默认状态下,这个文件中存储了Outlook中与你的账户相关的所有信息。

1.  备份Outlook数据文件

执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令,在弹出的“导入和导出向导”对话框中,选择“导出到一个文件”一项,单击【下一步】按钮。
接下来,在“创建文件的类型”中选择“个人文件夹文件(.pst)”一项,单击【下一步】按钮。
在“选定导出的文件夹” 中,我们可以选择需要备份的内容,比如收件箱、联系人、日历等。如果想要将收件箱中所有的邮件都备份,记得要选择下面的“包括子文件夹”项。如果想要将当前Outlook中所有的信息全都备份在一个pst文件里,可以直接选择文件夹树形结构的最顶端——“个人文件夹”一项。
最后,指定好个人文件夹的保存位置,单击【完成】按钮,即可开始进行备份。

2.  Outlook数据的还原

一旦Outlook数据有损失,或者需要对Outlook数据进行迁移,我们都可以将曾经备份好的Outlook数据文件还原回来。还原过程与备份是相逆的操作,其方法与备份是基本相同的。
我们同样要执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令,在对话框中则要选择“从另一个程序或文件导入”这一项,单击【下一步】按钮。
选择导入文件的类型是“个人文件夹文件(.pst)”。
指定需要导入的pst文件的位置。
程序将对此pst文件进行解析,将其中包含的文件夹内容罗列出来,我们可以选择需要进行还原的文件夹,最后单击【完成】按钮,即可将数据还原到原来的位置。

3.  Outlook数据的自动存档

需要大家注意的是,Outlook要求单个pst文件的最大容量是2GB,超过这个限制,你的Outlook数据将不能正常读取。所以,随着Outlook邮箱的不断增大,为了更便于管理,我们可以将那些重要但又不常使用的旧的邮件和其他信息转移到另一个位置进行存储,或者干脆删除这些已经到期不再有效的内容,这些过程都可以通过Outlook中的“自动存档”功能来完成。
默认情况下,“自动存档”功能将按默认的时间间隔(14天)自动运行,它会从文件夹中清除旧的和到期的项目。旧项目是指那些达到指定存档时间的项目(默认早于6个月的项目是旧项目),到期项目指那些过了某个固定日期内容就不再有效的邮件和会议项目,例如几个月前开过的会议。“自动存档”可将旧项目删除或存档到一个指定的存档文件中。Outlook默认的存档文件的位置是:“X:\Documents and Settings\用户名 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst”。
实际上,Outlook中有两套“自动存档”设置:全局设置和单个文件夹设置。全局设置决定“自动存档”在默认情况下如何处理Outlook文件夹中的各个项目;单个文件夹设置会覆盖默认设置,可对不同文件夹进行不同的“自动存档”操作。
当然,Outlook默认的“全局设置”是可以更改的:执行【工具】菜单下的【选项】命令,打开【其他】标签,点击对话框中的【自动存档】按钮。
在“自动存档”对话框中,我们可以调整Outlook自动存档的时间间隔,并能更改旧项目的存档规则和存档位置。
如果需要的话,你也可以进行单个文件夹的存档设置,为指定的单个文件夹使用单独的存档文件,创建单独的存档规则。方法是右击相应的项目,在快捷菜单中选择【属性】命令,打开【自动存档】标签,即可进行详细的设置。
除了“自动存档”功能以外,Outlook还支持手动存档:执行【文件】菜单下的【存档】命令,即可将相应的文件夹立即进行存档,存档前不仅可以指定存档文件的位置,还可以设置存档规则。

4.  邮件分拣规则的导入与导出

之前我们介绍过如何创建电子邮件的路由规则,让Outlook自动分拣收件箱中的新邮件。Outlook为我们提供了邮件规则的导入导出工具,当我们迁移Outlook邮箱时,利用这个工具就不必再重新设定邮件规则了,免去了很多麻烦!
导入或导出Outlook邮件规则的方法很简单:执行【工具】菜单下的【规则和通知】命令,在对话框中单击【选项】按钮。
接下来即可进行规则的导出或导入。Outlook会创建“规则向导”规则类型的文件(.rwz)来存储当前Outlook中的所有邮件规则。

5.  Outlook数据上锁加密

很多用户使用的是共有计算机,往往不希望其他人随意查看自己的邮件。最好的办法就是给你的个人文件夹上锁加密!
执行【文件】菜单下的【数据文件管理】命令。
在弹出的“Outlook数据文件”对话框中,选择需要进行加密的文件夹(如下图中的“个人文件夹”),然后单击【设置】按钮。
接下来,在“个人文件夹”对话框中可以单击【更改密码】按钮,分别输入旧密码(默认为空)、新密码和验证密码,即可为你的pst文件加密。另外,为了避免pst文件过大,你还可以单击【开始压缩】按钮,缩减当前pst文件的大小。
设置完毕!今后当我们每次启动Outlook时,程序都会要求用户输入个人文件夹的密码,只有正确输入密码,才能打开并读取邮件和联系人等数据信息。
Outlook应用指南》系列写到这里就算告一段落了,希望我的这几篇文章能够有助于提高大家的日常办公效率。感谢大家的支持和关注,你们的热情给了我很大的动力!如有未尽的内容或问题,欢迎给我留言~~~