Outlook不仅能收发电子邮件,还可以帮助我们安排日常的工作和生活。在“日历”窗口中,我们可以记录每天的日程安排和工作中的大事小情,Outlook“日历”就像是一位贴身秘书,会自动提醒我们接下来将有哪些事要做!以下给大家介绍一些Outlook“日历”的相关功能和操作技巧。

1.  如何安排好每天的工作

约会”就是我们在“日历”中安排的一项活动,工作和生活中的每一件事都可以看作是一个约会。
Outlook中打开“日历”视图,单击鼠标右键执行【新建约会】命令,或者直接单击工具栏上的“新建”按钮,即可创建一个“约会”事件。
在“约会”对话框中输入约会事件的主题、地点和时间等信息。当所有的资料都已输入完毕后,单击工具栏上的“保存并关闭”按钮,新的约会事件就建立好了。
如果你想在约会事件发生前得到Outlook的提醒,可以在对话框中选中“提醒”复选框,并能设定多久前发出提醒声音和信息。
针对周期性发生的约会事件,我们可以使用Outlook中的“定期约会”功能,建立一个周期性重复的约会。单击工具栏上的重复周期】按钮,在“约会周期”对话框里,可以自定义定期模式。你需要确认约会事件发生的时间,并设定约会事件定期循环的周期和循环的起止日期。

2.  创建和发送会议邀请

Outlook“日历”中的一个重要功能就是创建“会议要求”,我们不仅可以定义会议的时间和相关信息,还能邀请相关同事参加此会议。
Outlook中打开“日历”视图,单击鼠标右键执行【新会议要求】命令,或者单击工具栏上的“新建”按钮,选择【会议要求】这一项,即可创建一个“会议”。
创建会议要求的一个重要环节是确定参会者,我们可以点击【收件人】按钮,从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源,也可以直接写参会者的电子邮件地址,多人之间仍用分号分隔开。另外,如果你公司的后台有Office SharePoint作为协作平台,还可以点击【会议工作区】按钮,创建一个用于会议团队协作的会议工作区。
我们在安排会议的时候,经常很难确认各位参会者是否都有时间参加会议。打开“会议”对话框中的“计划”标签,里面会以图形的形式为你展现每一位参会者的时间安排。要注意的是,实现此功能的前提是每一位员工需要将自己的工作日历共享出来,才能供项目组成员随时查看。
最后,我们点击工具栏上的【发送】按钮,这封会议邀请就会以Email的形式发送到每一位参会者的邮箱中了。

3.  接受会议邀请

在收到会议邀请的邮件以后,单击界面上方的接受】按钮即可接受此会议。另外,我们还可以根据实际情况选择暂定】或谢绝】,向会议组织者说明原因并回复,甚至还能建议新的会议时间。
无论接受、暂定或拒绝会议邀请,我们都可以选择将响应发送给会议组织者。如下图所示,会议组织者会收到系统自动发送的邮件,将说明我已经接受了邀请,参加此会议。
一旦我们接受了会议邀请,邀请邮件就会自动删除,并且在Outlook“日历”中可以看到此会议的条目已经自动添加进去了。

4.  如何标识重要日程?

方法一:  用颜色区分约会或会议的类别及重要程度
在“日历”视图中右击约会或会议的条目,在标签】子菜单中可以选择某一类颜色。
Outlook中,不同的标签颜色可以代表不同类型的内容,你可以把它理解为是一种针对内容的虚拟分类方式。Outlook中一共有10种不同的颜色类别,你可以在刚才用到的菜单中执行【编辑标签】命令,按照你的意愿,对不同的类型进行重命名。
方法二:  自动为特定的会议添加颜色标签
Outlook允许我们设定规则,为满足条件的约会或会议自动套用相应的颜色和格式。首先需要在“日历”视图中单击鼠标右键,选择自动设置格式】命令。
在“自动设置格式”对话框中单击添加】按钮,键入名称,然后单击条件】按钮,指定套用指定标签颜色的条件。

5.  我想使用不同时区的时间

外企的同事常常需要协调和安排世界多地的工作和会议,由于可能会处于不同的时区,真是很麻烦!Outlook支持附加时区的添加,我们可以在保持当前主时区不变的前提下,使用不同时区的世界。
执行工具】菜单中的选项】命令,单击【日历选项】按钮,打开“日历选项”对话框。
单击右下角的【时区】按钮,打开“时区”对话框。
在“当前时区”选项区域中的“标签”文本框中可输入“北京”,在“时区”下拉列表框中选择相应的选项内容,选中【显示附加时区】复选框,并在该选项区域中分别设定需要的标签名称和时区,即可为你的Outlook添加第二个时区。
OK! 搞定! 新添加的时区将显示在Outlook的“日历”视图中。需要注意的是,只有“天”视图和“工作周”视图支持双日历的显示。