开会,请尊重所有人的时间_数据

 

为什么大家都不喜欢开会?

 

员工觉得:

无效会议又长又没有重点,还跟自己关系不大。

领导打官腔、说套话,最后什么事情都没解决。

想反馈一个简单问题,套路化的PPT写了一晚上。

 

领导觉得:

提出一个方案,大家不积极讨论,都在敷衍了事。

会前不准备、没数据,只想要答案不想自己思考。

下属态度不认真,会上形成的决议没有后续反馈。

 

能不能把会开好,足以证明沟通协同流程是否完备、领导的管理素养高低、团队的执行力强弱,甚至公司的价值观够不够脚踏实地。

 

所以我们说,“开会”不是组织的粘合剂,而是管理的晴雨表。

 

今天我们就来谈谈,怎样才能把会开好。

 

 开会,请尊重所有人的时间_解决方案_02

为什么你开的会没有用?

 

一家公司,有主管A和主管B。

 

主管A经常因为负责的业务出了问题被老板叫去开会。A开会的方式,就是解释这次为什么出了问题,之后要怎么想办法应对,团队现在还有哪些困难,以及团队现在在做什么。

 

没有数据分析,没有目标落地的拆解,没有解决团队困难的思路,只是等着老板给方法、给答案。

 

而主管B会定期预约老板和相关业务负责人的时间,一起开会探讨。

 

B开会时首先反馈一下,上次提出的问题解决了多少,做了哪些部门之间的协同,展示过程数据和结果分析,回答老板关于下一步动作的提问。

 

之后B会再谈团队遇到了什么困难,并且对解决困难提出一些自己的思路。

 

对比一下,谁的信息传递效率比较高,谁更能把解决方法落地执行,谁通过追过程拿到了结果,是不是一目了然?

 

“会开会”的标准:

 

1、会议目的清晰、流程清晰。

 

2、参会人对于自己要汇报的内容、讨论的问题都有充分准备。

 

3、发起会议的人,要对每个参会人能拿出的方案、提出的问题,以及对沟通协作双方的需求,心里要有一个基本预判。

 

很多人忽略了一个保证会议拿到结果的重要因素:老板或者管理者,要对参加会议的下属的表现心里有数,能做出一个合理的预期。

 

就像A和B的老板,下次就跟A开会前提前说自己要看到什么数据,要求A必须总结团队问题而且要拿出至少一个解决问题的思路。

 

我们思考这些关键问题的时间越长,实际开会的时间就越短,会议效率也越高。

 

开会,请尊重所有人的时间_微信公众号_03

 

另一方面,会议效率低最重要的原因之一,是很多人心里并不清楚为什么要开会。

 

其实开会的核心目标只有一个:解决问题。

 

其他会议内容,无论是自上而下的信息传达、跨部门沟通、总结复盘、集思广益、战前动员,都是解决问题的手段,而不是我们要达成的目标。

 

当我们明确了一次会议要解决的问题是什么,才能根据这个目标来设计高效的会议流程。

 

 开会,请尊重所有人的时间_产品经理_04

信息差太大,开会没意义

 

会议效率低,另一个重要是沟通有问题,出现了较大的信息差。

 

要解决这个问题,最好的方式是优化沟通流程。

 

举个例子,在医疗系统信息化改革之前,一些小医院会出现病房里明明有床位,住院部却没有记录的现象。

 

院长为了弄明白这个问题,连续几天去巡查病房,了解从住院部登记到病人入住的流程。

 

他发现,住院部统计空床数量的时间是每天早上开诊前。但住院病人回家、病床空出来的时间通常是上午。

 

这就造成上午确诊住院的病人,在住院部前台查不到空床信息。但只要护士长或者住院部主任去病房里转转,一般都能找到空床。

 

解决这个问题的方法其实非常简单:只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳台时,多填一份副本送住院部就行了。

 

所以,部门内的不同团队之间、不同部门之间,各业务线和分公司之间,只要能通过好的够沟通流程来降低信息差,就能节省大量的开会时间。

 

解决信息差的方法有3种:

 

如果公司规模够大,部门间或者分公司间的沟通,可以通过建立或者优化中台系统来解决。

 

如果不需要额外增加中台人员,可以通过优化协同流程、划分协同职能来解决。

 

如果两个小团队之间需要频繁的沟通,可以考虑将它们合并。

 

无论怎样优化流程,一定要有奖罚分明的追过程制度,推动执行的责任要明确落实到每个人,才能让流程真正落地执行。

 

 开会,请尊重所有人的时间_解决方案_05

开会没结果,问题在信任

 

有时候我们开会的目标明确、流程清晰,但会上没人发表建设性意见,没人愿意真诚的讨论问题。

 

这不是开会本身的问题,而是你的团队缺乏信任和凝聚力。

 

有人担心人际关系处不好,看到了问题也不愿意说出来。有人想回避矛盾,一切方案都是“很好”“很厉害”。

 

还有人属于不愿承担责任,害怕说多错多,也怕一开口更多工作就落在自己头上。

 

开会,请尊重所有人的时间_解决方案_06

 

如果团队氛围一直是这样,在员工汇报的时候就变成无人回应,场面非常尴尬。

 

而在领导讲话之后,又会变成一片称赞叫好,没有任何实际结果输出。

 

怎样解决团队的信任问题,让大家坦诚开放,能背靠背的精诚合作呢?

 

开团队裸心会,说出心里话,彼此更了解。

团队目标对齐,让个人目标跟团队目标绑定。

管理者要建立明确的奖罚制度,并且以身作则。

管理者要带着团队先拿到一些成果,让大家看到未来。

 

管理者长什么样子,团队就长什么样子。你的团队就是你的镜子,如果你的团队开会懈怠、尴尬,反映出的就是管理者没有扣动他们的心灵扳机。

 

 开会,请尊重所有人的时间_解决方案_07

高效能,就是尊重每个人的时间

 

高效能,是每个职场人的努力方向。

 

想做一个高效能的人,要从尊重所有人的时间开始。

 

对别人和自己的时间负责任的态度,背后是极高的职业素养和个人素质。

 

很多管理者开会,不论主题、事无巨细,都要求所有人参与,总觉得开会的人越多,显得自己权力越大。

 

这种会议,不过是领导的个人秀场。

 

也有的领导喜欢开会中提到谁,就临时把谁叫过来参会,也不管被叫来的人是不是毫无准备、有没有耽误正常工作。这样效率自然很低。

 

开会,请尊重所有人的时间_解决方案_08

 

可以说,会议规模超出应有的范围,就是在浪费所有人的时间。

 

如果开会的目的是减少因为管理不善而产生的多余工作,那应该优先做工作流程设计。

 

如果开会的目的是为了弥补组织缺陷、加强沟通,那应该考虑将需要高频开会沟通的部门合并。

 

正确的开会理由,是因为要靠彼此合作才能完成某一特定任务,因为某一情况所需的知识和经验,不能全部装在一个人的头脑里,需要集思广益。

 

而开会唯一的目的,就是要解决问题。

 

 开会,请尊重所有人的时间_数据_09

结语:

 

说了这么多,到底怎样才算“会开会”?

 

开会,一定要满足这些条件:

1、要明确开会的目的是解决哪些具体问题。

2、每场会议只请会议强相关的人参与。

3、会议应该安排清晰合理的流程。

4、开会一定要得到解决方案。

5、解决方案一定要落地执行,并给出反馈。

 

开会的问题,要在开会之外解决:

如果管理有缺陷,先优化协同流程。

如果信息差太大,先优化沟通流程。

如果目标不明确,先探讨并对其目标。

如果团队缺乏信任,先统一团队价值。

如果会议效果不理想,先设计会议流程。

 

其实开会只是专业素养的一个缩影。想要成为职场高效能人士,无论在什么事情上,都尽量不要浪费他人的时间。

 

只有尊重每个人的时间,才是尊重自己的时间。

 

 

 

- 今日话题 -

你自己的团队都开什么会?效果怎么样?

 

 

欢迎加入老谭的读友群,一起讨论下这个话题,这里聚集了大量的产品、研发的小伙伴,一定有你想要的答案。

入群方式:关注公众号后,回复“入群”,加老谭微信号,群友太多只能邀请加入。

 

 

 

开会,请尊重所有人的时间_数据_10

 

菜根老谭,微信公众号:CGLT_TAN,人人都是产品经理专栏作家。经历程序员、技术Leader、研发Leader等多种岗位,现负责某科技公司的产品研发,擅长企业IT架构及互联网产品架构。

开会,请尊重所有人的时间_产品经理_11