关于自动生成目录一直是我身边同学们最为难的地方,经常因为目录问题,被要求修改。我所制作的office 2010的使用教程都是以高校应用为主要案例的,望各位看官明白。

我接触的第一个word 2003开始,word就提供了自动生成目录的功能。在这里不得不提到如果要使用自动生成目录功能,需要对文章中对应的标题设置成相应的标题格式。具体操作如下:

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SpxImage3      “标题样式”在word中,为了与正文区别,专门为标题单独创建了一组样式,即标题样式,可以看到标题样式中包括标题1,标题2等标题格式,它是根据标题由大到小的顺序排列的,标题1就是我们认为的一级标题,标题2就是我们认为的二级标题,以此类推。在样式组中不仅仅有标题1,2,3还有标题,副标题等其它样式,这种标题是只针对文档中只有两级标题所设置的,根据自己的具体需要选用即可。本例中要求显示三级标题,所以需要使用标题1,标题2,标题3作为标题样式,现在文档中虽然未显示标题3,只是在默认情况下隐藏了,只要设定了标题2就会立刻出现标题3样式。

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     按照我在“word 2010—分隔符/分页符”中所述的分隔符的不同种类,为了方便起见,在本例中直接在首页使用分隔符“下一页”,这样就可以对目录单独进行格式编辑,在下面的演示中大家就会看到这样操作的优势所在。

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引用选项卡—目录组—自动目录1,这样便在刚才插入的新页上生成了目录

SpxImage6      现在目录是按照要求生成了三级目录,但是页码现在仍然是从第二页开始,也就是说现在文档自动将目录所占的这一页默认为第一页,这样仍不符合要求,所以我们需要再进行一些编辑。

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     在这里大家就应该明白为什么在开始的时候是使用分隔符下一页来新插入一页,这样可以对文档正文单独编辑,不在与目录相联系,我们将“链接到前一页眉/页脚”这个功能关闭。

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重新在首页底端中间插入页码

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设置页码格式

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默认情况是续前节,修改为:起始页码 1

SpxImage11     插入的目录是一个word控件,所以我们不需要再次插入目录,只需要点目录上方的更新目录即可,在弹出的对话框中选择只更新页码即可。(也可以直接右键点击目录区域)

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       在这里需要注意的问题:1如果需要对某一页/某几页单独进行格式编辑,而不想影响其他页的格式,基本上都是使用分隔符“下一页”;2在插入分隔符“下一页”之后,需要在页眉/页脚编辑模式下,将“链接到前一页眉/页脚”功能关闭,此时便可单独编辑;3无论目录占据了多少页,只需要根据上述方法,在需要显示为第一页的页面双击页码进入页脚编辑模式,在设置页码格式中将续前节改为"起始页码 1”(当然可以改为0)。

       以上内容都是根据我的使用经验所写,若有错误,请批评指正。若有异议,可与我联系共同探讨。