很多公司都有预订会议室的需求。将有限的会议室资源进行合理的分配,企业需要一个工具来管理会议室的忙闲。


office 365具备会议室管理的功能。


基本环境:具备exchange online的office 365计划


具体方法:


第一,打开office 365管理员中心,选中侧边栏的“会议室”,可以看见已有的会议室列表。

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第二,点击图标“+”,新建一个会议室。编辑会议室的属性,最重要的是需要为会议室分配一个唯一的邮箱账户。该邮箱为资源邮箱,免费的,不占用许可证。

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第三,会议室创建完毕后,我们在使用outlook客户端或outlook web app即可进行会议室预订,如下图,会议室room列表中可看到刚创建的会议室。

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第四,实际应用场景中,部门助理或公司前台需要知晓会议室的使用情况,或者由他们来做会议室集中调配,并在会议室期间做一些服务性的工作。针对这样的场景,我们可以为之前创建的会议室设置预订代理。在预订代理功能项下,勾选“选择可以接受或拒绝预订请求的代理人”。

wKiom1kB6UPSp4SiAADBWH4ouqw896.jpg第五,查看效果。由test4用户安排项目例会,选择了meetingroom902-test这个会议室。

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会议室预订代理人将会收到这样一封邮件,可以选择接受或谢绝此次会议请求。如下图所示。

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将公司所有的会议室,都通过office 365管理起来,公司成员预订和安排会议室时,既能方便得查看会议室容量,以选择合适的会议室,又可以自主查看会议室空闲时间,避免会议冲突。


以上。