数据库技术在工程成本核算中的应用

Application of Database Technique in Construction Project Costs Management

张永波

 

成本管理是实现企业财务目标利润最大化的主要手段之一,组织好成本核算,对全面提高企业管理水平,落实企业各部门经济责任制,提高企业经济效益,有很大的推动作用。如今国际工程承包市场的竞争日趋激烈,这也要求国内施工企业的成本管理更加系统化、科学化。本人结合多年公路工程施工的工作实践及数据库编程经验,尝试探讨用数据库方法对施工中的工料机等直接费用进行科学合理的统计,以求对实际工作起到一定的指导作用。

 

1 数据库管理方法简介

在工程项目管理中,直接成本管理主要包括三个环节:工程开工前,按照施工图编制成本项目及定额预算;工程实施过程中,对所有的人工、材料、机械消耗进行记录,归集分配其他直接成本,得出实际成本;定期进行成本核算,将所有数据汇总,并进行分析比较,对未发生工程的成本进行计划和调整。可见,成本管理是一个复杂而详尽的过程,涉及庞大的数据录入和计算工作,必须通过计算机软件的辅助才能完成。

根据项目成本管理的以上需求,本人利用VB6.0VBA语言开发出一套公路施工信息管理系统。该系统能对成本核算的各个环节进行科学管理,具体功能包括:

1)人工核算:根据工人的工时和工资率自动计算出各班组工资后再按工人工作记录将各班组的人工成本分配到相应班组的成本项目;

2)设备核算:根据设备的台时单价以及在各成本项目的运行记录,将设备折旧费、维修费、燃油费自动分配到各成本项目,从而生成个成本项目的设备使用费成本;

3)材料核算:进行材料出入库记录。统计材料价格、数量,以及各成本项目的大宗材料消耗量;

4)生成报表:根据录入的数据,系统可自动生成指定期间内的各项报表,包括:工人工时、工资统计报表;设备台时、折旧、维修、燃油统计报表;物资入库、出库、库存以及盘存情况统计报表;工程定额统计报表、单机核算报表、直接成本核算报表等。

以上核算内容均可按成本项目或班组进行统计,以便直观地发现问题,找到问题的根源和直接责任人,及时对各成本项目进行宏观把握和微观调整。

 

2 数据库管理方法的应用

成本核算的进行有赖于准确的原始数据录入和科学的成本归集方法。实际施工中发生的成本复杂而繁多,这要求数据库软件在应用中有清晰而系统的操作思路。本人根据多年的施工经验,对数据库系统的应用方法作出了以下总结。

2.1 班组划分及原始数据的录入

成本项目是通过班组来实施的。因此在数据库系统中,应以班组为单位进行工人工时、设备台时等原始数据的录入,材料物资的消耗也通过班组归集到各个成本项目,作为以后成本核算的基础。以某环城公路项目为例,具体班组划分如下(见表1)。

2.2 工料机成本统计方法

工料机成本是项目的直接成本,其中人工费占直接费用15%左右,材料费占60%左右,机械使用费占20%左右,其他直接费占5%左右。数据库系统可以对施工产生的人工、材料和机械消耗进行记录、计划、核算和控制。在成本发生时,及时比较实际消耗与预算的差异,考核各个施工环节成本控制的成效。

2.2.1 人工费统计方法

数据库系统中的人工费可分为临时工工资和正式工工资,其中正式工工资包括工人净收入及收入税、保险、福利等。

需要录入系统的原始数据:临时工工时记录、正式工工时记录以及各工种工时工资。

司机及机手工资与设备使用费具有高度相关性,为简化操作,司机及机手工资可通过设备运转台时记录来分配,其它正式工工资则按正式工工时记录来分配,临时工工资临时工工时记录来进入各班组的成本项目。

2.2.2 设备使用费统计方法

为简化数据库系统的操作,设备使用费通过车间统一分配,即车间成本按设备运转台时数与设备标定台时单价的乘积作为权重,分配到各班组成本项目。

需要录入系统的原始数据:设备运转台时记录和设备标定台时单价。

每台设备标定一个台时单价,台时单价可按原值/8000*(1+30%)来标定,即设备原值按1000个台班(合8000台时)折完,保修费按折旧费的30%计算。

特殊情况:轧石机和沥青拌和站为项目主要设备,一般都有专人维护和保养,因此这两种设备的维修费直接进入相应的班组,另潜孔钻消耗的配件比机器本身的折旧要多得多,这部分费用也直接进入相应的班组,而不再通过车间统一分配,这几种设备的台时单价可按原值/8000来标定。

车间成本最终都要分配到各成本项目,即车间成本应等于实际设备使用费。标定设备使用费为各设备运转台时数与标定台时单价的乘积之和,标定设备使用费与车间成本并不一致,为使车间成本都转入各班组的成本项目,标定设备使用费必须乘以一个调整系数K0才能等于车间成本,即

K0 = 实际设备使用费/标定设

       备使用费

    = 实际台时单价/标定台时

       单价

K0>1,说明车间成本大于标定设备使用费;反之说明车间成本小于设备标定使用费。设备成本控制的目的是尽可能减小车间成本,即调整系数K0,通过设备的优化组合,及时淘汰落后设备,增强项目修理人员的素质,做好配件计划降低配件库存等都可以达到降低调整系数K0的目的。

由于前期设备维修费用较多,即车间成本较高,如一次性将前期维修费用都分配到成本项目,就会使调整系数K0增大,从而造成前期工作量越多的班组,相应承担的维修费用也就越多,所分配的成本也就越多,虽然收入比其它班组多,但同样收入所分摊的成本比实际增加很多,致使该班组的绩效变差,从而影响该部门的工作积极性。各成本项目所承担的设备使用费会逐期修正,最终以整个项目完工后核定的唯一一个调整系数为准来进行修正,长期来看并不会增加其成本,而短期则会造成工作量越大,绩效越差的不良后果,因此为使统计数据更加合理并与实际相符,对于前期占比较大的大修理费用可参照周转材料的摊销办法多分几期摊销,从而使车间成本较平滑地进入各成本项目。

2.3 材料费统计方法

材料分主材、油料、机械配件、低值易耗品和周转材料等。

需要录入系统的原始数据:入库记录(材料价格和数量)、出库记录(领料班组和消耗的成本项目)、调拨记录。

物资管理最关键的问题是确定入库价格。由于同一材料每次入库价格都不太一样,为使材料成本更加合理地进入各个成本项目,可采用加权平均单价来调整入库价格。大宗材料种类不多,但占比重却很大,采用加权平均价格来统一分配是行之有效的;其它材料种类繁多,逐个调整入库价格不切实际,可直接按其入库价格来分配,不再单独调整其入库价格。

油料包括燃油和润滑油,应统计到具体每一台设备,通过设备运转记录来进行分配,其分配方法与车间成本的分配方法一致,即按设备运转台时数与设备标定台时单价的乘积作为权重分配到各班组的成本项目,在此不再赘叙;轧石厂、沥青拌和站以及潜孔钻所需配件成本直接进入设备所在班组,其它配件成本进入车间,由车间通过设备使用费统一分配;工程主材直接进入各班组的相应成本项目。

应用成熟的仓库管理理论,可设置多仓库管理,随时获知各个仓库的入库、出库及库存情况,这一方法对于柴油的管理特别有用,管理员必须随时了解各个仓库的库存情况,及时补充库存。

2.4 成本转移

以上关于工料机的统计方法将部分成本直接统计到了轧石机、沥青拌和站等辅助生产单位,辅助生产单位的成本最终都必须转移到直接生产单位。

2.4.1 成本转移——轧石厂

轧石厂成本包括安装费、设备使用费及人工费等,轧石厂成本按所生产石料的体积与标定石料单价的乘积作为权重分配到各班组的成本项目。

需要录入系统的原始数据:石料收发记录和标定石料单价(标后预算价格)。

轧石厂成本最终都要分配到各成本项目,即轧石厂成本应等于石料实际成本。标定石料成本为轧石厂所生产的各种规格石料的体积数与石料标定单价的乘积之和,标定石料成本与轧石厂成本并不一致,为使轧石厂成本都转入各班组的成本项目,标定石料成本必须乘以一个调整系数K1才能等于轧石厂成本,即

K1 = 实际石料成本/标定石料成本

    = 实际石料单价/标定石料单价

K1>1,说明轧石厂成本大于标定石料成本;反之说明轧石厂成本小于标定石料成本。轧石厂成本控制的目的就是要尽可能减小实际石料成本,即调整系数K1。基于车间成本转移同样的原因,轧石厂前期安装费用占比较大,也可将其多分几期分配。

2.4.2 成本转移——沥青拌和站

沥青拌和站成本包括安装费、设备使用费及人工费等,沥青拌和站只对原材料进行加工,沥青拌和站成本按所生产沥青混凝土的加工费作为权重分配到各班组的成本项目。

需要录入系统的原始数据:沥青混凝土收发记录和标定加工费率。

沥青拌和站成本最终都要分配到各成本项目,即拌和站成本应等于实际加工费。标定加工费为拌和站所加工的沥青混凝土原材料价格与标定加工费率的乘积,标定加工费与实际加工费并不一致,为使拌和站成本都转入各班组的成本项目,标定加工费必须乘以一个调整系数K2才能等于沥青拌和站成本,即

K2 = 实际加工费/标定加工费

    = 实际加工费率/标定加工费率

K2>1,说明拌和站成本大于标定加工费;反之说明拌和站成本小于标定加工费。拌和站成本控制的目的就是要尽可能减小实际加工费,即调整系数K2。基于车间成本转移同样的原因,拌和站前期安装费用占比较大,也可将其多分几期分配。

其它辅助生产单位如水泥拌和站、水稳拌和站及预制厂等都是对原材料进行加工,其成本转移方法与沥青拌和站相同。

 

3 数据库管理方法的改进建议

数据库系统运用以来,在成本核算中发挥了巨大的作用。利用数据库进行数据的记录和计算,节省了大量的人力,也确保了核算的即时性和准确性,真正实现成本的动态控制。通过对数据库生成的报表进行分析,我们可以及时发现施工中的不足之处,对材料的不正常消耗进行控制,对产能不高的设备进行淘汰和更新。数据库积累的大量数据也为工程定额的编制提供了参考。

数据库系统运用以来,在成本核算中发挥了巨大的作用。随着成本管理经验的日益成熟,该系统仍有进一步改进的空间。应进一步完善成本归集方法,使其切实有效的反应成本的实际发生情况,与预算中的相应成本项目进行比较分析;可将投标数据、标后预算、工程收入等数据录入系统,可生成成本核算、价差、量差等统计报表;可开发网络数据库系统,使不同部门收集的数据通过网络汇总,便于及时查询与处理;通过网络建立项目人工、材料、机械的即时成本系统,成本核算小组可以定期对收集到的数据进行统计,及时发现问题,解决问题。