项目采购管理包括从项目团队外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。项目组织既可以是项目产品、服务或成果的买方,也可以是卖方。

    项目采购管理还包括控制外部组织(买方)为从执行组织(卖方)获取项目可交付成果而签发的任何合同,以及管理该合同所规定的项目团队应承担的合同义务。

    项目采购管理的各个过程,包括:

    (1)规划采购管理——记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。

    (2)实施采购——获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。

    (3)控制采购——管理采购关系、监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

    (4)结束采购——完结单次项目采购的过程。

    合同是对双方都有约束力的协议,规定卖方有义务提供有价值的东西,如规定的产品、服务或成果,买方有义务支付货币或其他有价值的补偿。协议可简可繁,应该与可交付成果和所需工作的简繁程度相适应。

    采购合同中包括条款和条件,也可包括其他条目,如买方就卖方应实施的工作或应交付的产品所做的规定。在遵守组织的采购政策的同时,项目管理团队必须确保所有采购都能满足项目的具体需要。因应用领域不同,合同也可称做协议、谅解、分包合同或订购单。大多数组织都有相关的书面政策和程序,来专门定义采购规则,并规定谁有权代表组织签署和管理协议。

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