今天早上开了一个会,主要内容是讲了一下项目的一个割接方案,以下不是讲解会议的内容,而是在在会议的过程中的一些问题和注意事项。

每个公司都会遇到大大小小的会议,开会不只是召集一批人,在把一些内容说一下,当然这不是不可以,但是这样肯定不好。

会议主要分三个阶段,会前、会中和会后。

会前是准备阶段,准备好会议的议题、时间、开会的地点、参加的人员、会议大概持续的时间。议题主要是说开会的内容主要是什么,这些内容是否有意义,是否一定要开,由于现在的工作节奏是比较快,大家一般情况下都比较忙,所以开会的意义就很重要,不然是在浪费大家的时间。会议的开始时间和持续时间也很重要,这样有利于开会的人统筹安排自己的工作,可以提高工作效率,剩下的就是参与人的选择,每个参与人为什么要参加这个会,这个会对参与人意味着什么,比如会议有主持人,记录人,获得信息的人,有任务内容的人,有些人是来打酱油的等等。

会前还有两个重要的内容就是提前两天最少提前一天把会议的邮件发送出去,让大家好安排自己的工作。在会议开始前主持人需要到会议地点检查开会条件,比如需要投影,投影是否可用,需要白板,是否有白板和写字笔等等。最常见的一个错误就是主持人和大家一起到会议室,然后打开电脑,接投影,找白板等等,但这个时候有个很重要的问题就是在浪费大家的时间,每人两分钟,加在一起时间也不少,这个深层次就可以算出开会成本。

会中就相对比较简单,前提是大家都不要迟到,主持人宣讲会议议题,持续的时间,是否有讨论等等,介绍记录人员就开始一条条过了,但中间有两个主要的内容要注意,一个时间和议题的把控,这个是最常见的问题,如果对时间议题不控制,就会发现开会会发散内容,然后陷入了长久的会议,大家精辟历经有没有效果。另外一个注意点就是会议快结束的时候要把本次会议达成的一致意见宣讲一下,尤其是有有后续任务安排的事情要讲一下,以免大家遗忘。

会后主要就是把会议的内容以会议纪要的方式发给相关干系人,也可以包括没有参与会议的人员,要把会议纪要归档存放到公司的服务器中做备份。还有后续内容的衔接,比如如果有后续的任务,要列入开发计划等等。

以上就是我对开会的理解,看似简单完全做好不容易,也许还漏掉了一些东西,欢迎您指出来,共同学习。