项目秘书是在项目办公室主任领导下跟进项目进度,收集、统计系统设计师完成任务情况的主要助手,也是临时岗位,随项目设计阶段完成而结束使命。人数视企业规模大小而定,小企业一个项目秘书即可,规模大的企业设三至五个项目秘书亦可。项目秘书在企业规范化管理体系建设项目设计阶段的作用如下:
1、配合办公室主任组织协调项目的联络工作;
2、负责项目专家团队成员的日程联络与吃、住、行安排;
3、负责项目专家团队成员工作场所提供及会务服务;
4、负责项目文件制作与分发工作;
5、负责项目信息收集与汇总整理工作;
6、负责指定系统设计师设计任务完成情况统计、跟进工作;
7、负责项目各阶段成果草案或文件资料的收集、统计、分类、传递、保管工作;
8、负责指定联络的项目领导小组成员资料报送工作;
9、负责指定联络的项目领导小组成员会议服务工作;
10、跟踪分管项目设计方案的草拟、讨论、审核进度和意见征集、汇总整理与反馈工作;
11、负责每次项目方案讨论、修改、审核、审批的会议记录,负责出席人员的考勤记录及项目专家当场做出的奖惩评定结果记录;
12、负责分管系统设计师的阶段奖励统计汇总工作;
13、负责分管系统项目成果的培训组织工作;
14、负责分管系统项目成果的资料移交工作;
15、完成项目专家或项目办公室主任交办的其他工作。

在项目设计阶段,项目秘书的作用仅次于项目办公室主任,也是企业规范化管理体系建设的重要岗位角色,积极参与、乐于付出,必定对自己对企业大有帮助,也能在企业管理方面大有前途、大有可为!