倘若缺乏仔细的规划与严密的管控,IT系统的复杂性就会如浮萍般滋长,变得越发难以管理,最终成为企业成功的绊脚石。

  简化IT系统是协助企业成功发展的重要环节。在下文中,记者采访了某公司的CIO ,让他和我们分享了他的成功经验。

  记者:你能否先简单描述一下IT简化的困难性?

  CIO:随着业务发展,商业部门会不断要求添加新的功能或基础设备,因此IT会持续面临这方面的压力。有时,来自各部门的要求会一股脑地摆在你的面前。直接依照商业部门的要求去添加他们所需的应用或基础设备并不难,难就难在一段时间之后,你如何去管理。

  你运用了什么理念来改善这种现象?

  我会咨询商业部门,问他们想要达成怎样的目的。因为很多时候,他们只是告诉你需要什么解决方案,然后让你去实施。作为IT,你要确保所购买的技术或设备是与现有系统相吻合的。我发现不少IT部门都是“供过于求”,譬如提供了比所需更多的服务器和网络容量。有时候对厂商的推销照单全收也是造成这种现象的原因之一。

  你的意思是厂商有时会让你购买一些你不需要的东西?

  每当你咨询一家厂商时,他们一般都会希望将他们的应用运行在他们自己的服务器上(不管是虚拟服务器还是物理服务器)。但我们却不想增添任何服务器。最终,我们会试着在自己的服务器上运行他们的应用,结果也非常令人满意。

  还有什么其它方法可以简化IT?

  根据自己企业的情况来制定方针。比如我们的公司不是银行或金融机构,因此我们不需要像银行那样针对所有的产品都进行安全部署。

  这需要我们去了解企业是做什么的,然后依此来定位基础设备,让它们与企业目标相符。

  你公司以前所面临的问题有哪些?

  四年前,当我加入公司时,发现我们当时的数据安全环境非常复杂。每个部门都有自己的电子目录结构,所有东西都是相互隔离的,但却没有见到太大的成效。比如商业部门想要共享的数据,我们却加以了严格的保护。所有这些都是由于当时的安全机制保护过度了。

  你部署了哪些机制来确保IT和商业部门之间更好的互动?

  一套良好、高效的管治机制不应太过复杂烦琐。我有一个专门负责规划团队,每月进行一次交流。我们共同探讨不同商业部门想要实施的不同项目。有些IT基础设备和应用之所以会越来越复杂,主要是因为商业部门只知道需要这一功能,却不知IT需要他们提供些什么信息。你必须准备一套机制或流程来收集所需信息,然后与他们进行交流。这不是简单地让他们填一份表格然后交给IT,这样不会有任何沟通。

  举行这类沟通会议会不会有困难?是否有人持抵触态度?

  我们花了一年半的时间来让所有参与者习惯这类沟通会议。在最初的几次会议中,每个人都只顾着提出自己的要求,结果会议只维持了10分钟,原因就是完全没有双向的对话。而现在,整个会议可以持续30分钟,体现出了应有的价值。在整个会议中,我们或许会取消半数的要求,并解决一系列的问题。

  为了实现IT简化,告诉管理人员无法完成他们所要求的项目是否也是一件棘手的事?

  首先必须向他们解释清楚,不是因为会产生额外的成本,我才说无法完成项目。此外,我也不会简单地点点鼠标,发一份邮件去跟他们说不。有时,一些管理人员会因为看到别人实施了某个项目,他们也要依样画瓢。碰到这种情况,我就会对他们说,“不同的解决方案会产生不同的成本,而且不同的公司都有不同的情况和背景。”
取得公司管理层的支持是否很重要?

  非常重要,而且是必须要得到公司管理层的支持。当我刚加入公司时,我无法对项目说不,因为我正处在建立信用的阶段。我花了大量的时间来与公司管理层建立互信。

  你是从哪里入手开始贯彻IT简化理念的?

  是从一个打印整合与简化项目开始的。当时,打印机、复印机和传真机耗费了不少办公室预算。我们进行了一次财务分析,并与每个部门沟通,探讨如何降低他们的打印开支。我们向他们展示了所能节省的成本,并提供了更好的解决方案。这帮助我们在企业中建立了良好的信誉。这个项目是我们简化工作的良好开端。我的经验是,你应当从最容易成功的地方入手。

  将来你打算简化IT中的哪些方面?

  目前在我们的数据中心里有一系列不同的操作系统,我们打算选择一种最能提高工作效率的。此外,我们还需要一个带有简单易用的工具的平台。我们简化了整个公司桌面体验,包括一早上班该如何登录系统,邮件服务器如何配置等。另外出于集成和技术上的考量,我们还实施了Cisco的互联网语音平台(VoIP)。

  对于商业应用,你又会采取哪些简化措施?

  首先要判别哪些商业应用能够真正为企业带来竞争优势。如果没有商业优势,那花费时间和资金去进行定制就失去了意义。如今有不少应用都非常复杂,而且自定义的程度很高。在使用这些应用前,我首先会问自己,我们是否真的需要它?它能创造哪些价值?