如何成功管理远程团队
 
所谓“远程团队”,可能有多种形式。可能是由地域上分散的个人组成一个团队,也可以是把已有的、不在同一个地域的团队组合起来。
远程团队非常经济,你可以获取一位专家的意见,而无须让他成为你的团队的全职成员。这种情况在企业合并的时候更加常见,企业需要让内部各方面的专家进行协作,并且成为一种全公司范围内可用的资源。在大型企业里,使用卫星办公也不是什么新鲜事。
团队还可能包括第三方合作伙伴,比如其他公司或者客户,不同的人员结合在一起完成项目工作。一些公司利用远程的智囊来满足内部的需求,比如技术企业会使用印度、俄罗斯或者其他国家的专家来帮助他们完成编程工作。
团队也可能跨越企业中部门的界线,比如项目经理和工作团队 商业经理组成团队。团队成员无须共处一地,这些团队就显示出了一些远程团队的特征。
另外,在家办公的趋势增加了企业内远程工作者的人数。即使他们不是独自在家工作,但是他们确实在家中,管理远程团队的复杂性也会呈现出来。
还有一点,让我们不要忘记企业里的销售人员。尽管他们从技术上来说有时候会在家办公,对于他们更常见的情况是在宾馆、机场利用零散的时间工作,甚至是绝大部分时间都在客户那里工作。
 
远程团队 挑战和缺陷并存
远程团队这种工作模式不仅仅为团队本身带来了挑战,也为管理这个团队的经理带来了新的问题。运作一个团队可能会遇到其中的一些问题。向一个已经存在的团队中引进一名新成员非常困难——但如果是远程团队的话,这个问题的难度就更大。
现在,团队成员需要和处在不同地区、国家,拥有不同文化背景的同事进行配合。物理和文化上的障碍,比如各成员处于不同时区、拥有不同的文化背景、使用不同的语言,这些都将影响团队内部实时交流的能力。
保持质量和效率是至关重要的,但是远程团队将面临的最大的问题之一是沟通。即使所有的团队成员都在同一张通讯录上,沟通情况良好而且工作卓有成效,远程的距离仍然将带来新的挑战,你很难确保他们在一起工作。为了确保所有的团队成员能够真正地共同工作,必须让他们了解和他们任务有关的最新情况以及最新的修订,沟通对于实现这个目标非常重要。这些最新的情况和修订包括:程序代码、时间计划(项目、工作、休假)会议的成果(决定、行动计划、时间)计划其它的信息。
作为经理,你有责任管理团队成员之间的配合,确保你的团队成员之间有良好的沟通。除此之外,你需要面对的另一个挑战是如何在团队内部建立并保持信任,并让你的团队具有凝聚力。
 
如何成功地管理一个远程团队
那么你该如何管理的团队?你该从哪里着手?为了成功,你又该了解些什么?
你所面临的问题中,有90%都是人的问题,只有10%的问题是技术问题——所以首先解决人的问题是一个明智的做法。首先,你应该和你的团队成员一起制订一个团队计划,并且让每一位成员都要理解最终结果。你的团队计划应该包括以下六项内容:
 
-建立起你的沟通计划
明确哪些信息应该进行沟通,如何进行沟通,信息应该提交给谁,他们在什么时候需要这些信息,如果沟通失败之后会造成什么后果。沟通计划应该对会议进行规定——什么时候需要召开会议;会议的目的是什么;以什么形式召开会议(聊天、视频会议、电话会议、或者是采用混合方式);谁控制会议;谁负责将会议的成果发布给大家。
-描述决策流程
和一个小组一样,你也需要做出决策。你做出决策的支持计划是怎样的?当你的主要决策人不能工作或者不能做出决策的时候,应该按照什么样的流程进行决策?这是应变的最基本保障。
-决定你的冲突解决策略
你将如何处理冲突,以及如何避免冲突。
-分解目标、分配角色和责任
设定目标,然后进行沟通,确定每个人的工作内容,包括他们责任。
确保工作分配公平
随着时间的推进、或者在项目/工作发生变化的时候,就需要进行调整。
-决定你的领导层级
你应该如何领导这支团队?你的领导方式应该适合你所领导的团队和团队内的成员。
现在你的计划已经制订完毕,应该熟悉你的团队了。如果你不能面对面地会见他们,就拿起电话介绍你自己吧。要让他们了解你对他们的期望,并询问他们的想法。并了解他们需要多少时间才能够完成项目工作。
如果可能的话,安排面对面的会议,特别是在团队刚建立的时候,或者是在新成员加入的时候。面对面的交流让我们能够快速地建立起信任,是信任在增强团队之间的关系。如果预算允许,召开最初会议的时候尽可能地让所有的成员聚集到一起,或者起码要使用视频会议让团队中的成员有更多的私人接触,这样能够推动团队成员在未来进行更好的沟通。
在为每一位团队成员设定好了期望之后,定期地检查他们的进度,并为他们提供反馈(无论是好的还是坏的)。一定要清楚地向他们介绍工作流——不仅仅是对他们的期望,还包括其他成员的职责以及这些工作是如何彼此影响的。
控制你的会议。确保这些会议是有价值并且能够产生所期望的成果,比如头脑风暴、修订文档和文件,做出决策等。确保决策人出席会议,这样才能够即时做出决策。即使是召开视频会议或者电话会议,也需要进行同样甚至更多的准备,才能够达到会议的预定目标。
确保你的远程成员都在按照规定积极工作。鼓励在创意或者决策方面的协作能够让他们感觉到自己属于这个团队。保持你的沟通,避免出现“out of sight, out of mind”(看不到的地方,就会忘记)的情况。制订一个计划,让所有的团队成员都能够很容易地联系上你。如果联系不上你,就应该联系你授权的某人,这个人应该能够在出问题的时候,继续确保工作进行下去。你需要针对这种情况制订一个措施,其中应该包括决策授权程度。
 
IT技术联结远程团队
去咨询一下公司的IT部门吧。把分布在全球各个角落的人组成一个有价值的团队,是技术让这种方式成为可能。然而,必须要解决好技术所带来的问题,解决好团队成员如何使用这些技术的问题,才能够确保技术本身不会成为一个障碍。保持沟通并让团队成员能够随时获取信息的一个好方法是同时使用互联网和内部网站。这种做法为团队提供了一个集中的信息库,通过访问控制可以保障这些信息的安全。修订系统可以确保团队成员只能看到、编辑、传送最新的信息。在比较简单的情况下,你的团队可以使用邮件列表、问题跟踪日志和特定的工作空间。
在会议方面,你可以利用视频技术、流媒体技术进行交流、展示文件和幻灯片;你甚至可以使用智能电子白板,团队成员可以在智能电子白板上写写画画,处在其他地方的团队成员能够看到他所书写的内容。远程会议需要进行一些准备工作,以确保每个成员都能够成功参与。所以在会议之前,需要花一些时间和资源来确保所有的点都能够成功连接。
技术让我们可以远程访问我们的同事,无论他们在哪里,我们都可以通过电话、手机、寻呼机或者计算机上的聊天软件向他们发送即时信息。
使用技术的缺点在于我们需要具备正确使用它们的能力。你需要确保团队中所有的成员都接受了正确的培训,并且在出问题的时候能够很方便地得到帮助。你必须拥有足够的支持力量,让你不仅能够为你的组织和目标选择适当的技术,还能够为你的团队成员提供即时的技术支持,让他们能够进行正常联系。
 
成功管理远程团队的一些建议
下面有一些非常棒的远程团队管理建议:
在刚开始召开面对面的会议并开展一些团队建设活动,这会帮助你的远程团队建立内部的信任——这在解决以后你所遇到的种种问题的时候特别帮助。
围绕沟通建立起相关程序——电话、电子邮件、视频会议礼仪和发送/答复电话或电子邮件的通用规则。制订会议的安排规则,以及谁应该参加这些会议。
确定工作应该怎样被管理,信息应该怎样被共享、检查和修正(制订一个变化管理程序)
经常变换会议的时间,这样就不会有一部分或者某个员工总是被迫在非工作时间参加会议。
不能面对面沟通么?那么就尝试一下把团队人员的照片放到通讯录上,或者在通讯录上列出所有成员的聊天帐号,这样团队成员之间可以建立起私人联系。
在关键岗位上安排使用不同语言的人,让他们作为跨越语言障碍的桥梁,并且确保团队成员知道自己在团队中的角色。
鼓励远程团队之间的社会交往活动(social interaction
在每次会议之前彻底地检查所有将参与会议的电视会议设备。
在每次虚拟会议的开始,安排一个成员做介绍,介绍中要说明他们在团队中的职责。
确保每个人的参与,否则沉默会被当作同意。
在不妨碍工作的前提下,尽可能地鼓励团队成员进行私人沟通,比如面对面沟通或者彼此通电话。记住——技术不能取代人的直接沟通,而且非常容易造成误会。
•.保持你的信息随时更新,比如随时更新邮件列表,让每个人了解目前的问题、答案、和工作的总体进展。
警惕团队内的小圈子,这样的小圈子通常会导致愿意独立于团队其他成员工作的倾向。小圈子倾向于找自己人,而不是按照正常的渠道进行沟通,所以你最好要维持正常的工作流程。
留心那些原先独立工作的小组,尤其是那些在家工作的员工,确保他们能够融入整个团队、正常地进行工作。要记住,这些员工可以独立工作得很好,而且这种工作模式性对他们有很强的吸引力。
确保你的团队能够克服文化敏感问题。这需要进行专门的文化敏感培训,而且这个培训应该在团队成立之初就尽早进行,以避免团队成员之间的一些误会。
 
如果说到实质,那么管理远程团队和管理常规的团队很相似,但是需要更多地注重建立信任、鼓励沟通、执行团队流程、使用技术。
把你的手指放到团队发展和成员工作的脉搏上,这能帮助你了解你的团队是否一切正常。你还需要对技术的深入了解以及出色的技术支持能力,这样才能够确保你的团队网络工作在最佳状态。
 
在此感谢作者的信息共享。