今天参加公司组织的“结构化思维与表达”培训,感觉还是学到些东西,有必要记录下来。
首先是一个“找针”的故事引出今天培训的主题,假设在教室里掉了一根针在地上,要如何把它找出来?答案当然很多种,再买一根、用磁铁、扫把、让大家帮忙一起找(这是我的第一想法)等等,老师给出了一种做法,据说是德国人思维,就是找一支粉笔,在地上打格子,挨个格子找并做标记,最后可以把针找出来。其中的道理很简单,后面的方法是一种科学的、系统的方法,能够必然导致某种结果发生,这也就是“方法论”。老师大致的意思是要说今天要讲的结构化思维也是一种方法论,首先解除我们对今天培训主题的疑惑,因为思维这个东西很主观,很容易变成空谈,但老师说是“方法化”,也就是科学,并且能够在复制其中讲到的方法解决工作生活中的问题,值得听啊!
    解决问题的科学方法是利用结构化思维,结构化思维是什么呢?就是要对问题进行科学的分类,这时老师再提出一个问题做为引子,“一”、“二”、“三”、“四”的“一”如何写(注意是口头表达,我这里都写出来了)?同学的回答老师基本满意:有多种写法,简体的“一”、金额大写的“壹”、阿拉伯数字的“1”、英文的、日文的等等,原因是听到问题时,首先对问题进行分类再给出答案。老师还说之前有碰到有的写说一横,有的说一竖意见不统一的情况,因为没有分类。个人认为这不是一个很好的示例,因为问题太简单,不需要故意去复杂化。昨天刚看到程序员一篇文章说到关于过度引入软件复杂度的问题,觉得其中观点颇有道理:就是说软件本身就是一个复杂的东西,它还有个特性是变化,出于设计者的考虑,很容易在本次设计中理所当然地将未来的某些变化考虑其中,先不说这些变化未来会不会发生,既然需要解决变化,必然需要更复杂的逻辑去解决,这就是引入复杂度。用敏捷开发的思想,如果现在没有这种变化,现在决不开发,这里引入复杂度是过早的。这里我想说的是对简单的问题,没必要复杂化,比如前面说到的“一”如何写的问题,太简单,一横或一竖,都可以啊,问题解决了就行了啊,反倒这样的分类有点孔乙己的味道,让简单问题变得复杂,有点自寻其扰的感觉。YY了一下,或许老师的意思仅仅是想借这个例子说明一下分类,而已。
    结构化思维有一点很重要,看问题要先抓重点,再深入细节,过早地进入细节容易陷入细节,导致“只见树木不见森林”,很难把握整体。我想在工作在我也存在同样的误区,出于一种职业习惯,也可以说是惯性思维,有时在UC评审时已经在想如何设计、如何实现了。首先此时考虑实现显然是不全面的,而且关键是很有可能因为此时考虑到一个细节上的难点或复杂度,导致在真正设计阶段会对这个点上的复杂度存在顾虑而无法从整体的高度作出一个比较好的设计。UC评审的时候应该从业务层面让本次项目的UC和系统现有功能贯穿起来,到设计阶段首先还是要把握关键点,之后才是细节,比如涉及到些功能点,哪些分支,可能在某个分支上存在复杂度,这时再进行针对性的解决,则不会影响到整体的设计思路。
    后面再做一个案例,大致意思是一辆载货卡车需要过山洞,山洞限高5米,车货高5.05米,需要分析解决方案。我和大多数人一样,直觉告诉我,这个问题我见过,放气5CM轻松解决。但这不是方法论,如果实际情况不能放气怎么办,比如放气5CM后可能导致汽车不能承载货物了,以前看到的是脑筋急转弯,现在是要寻找科学的解决问题的方法论。其实所有组最后的答案都差不多,都是类似这样一个表格,看上去的确挺专业。
   

    当然有的组的答案分类的层次较浅,将问题分为过山洞与不过山洞后,对于过山洞的分类就全部罗列出来,老师指出这不是结构化思维,是不利于问题的分析的,我们在分析过程中需要有层次、有条理的分类,而不是随意的罗列,想到什么列什么,这样做可能导致有些关键因素的遗漏,又或者多个因素存在交集,这都不利于分析,关键就是要科学一点呗!那要怎样科学分类呢,有一个原则:MECE(mutually exclusive,collectively exhaustive),中文翻译:标准清晰、充分共识,彼些独立、完全穷尽。其中前面两条是对主观分类而言,后面两条对客观分类而言,这里需要说一下主观分类与客观分类:客观分类是指按事物本质分类,事物本质所有人看来都一样,如男女、黑白,主观分类是需要靠人去判断、评价的分类,如好坏、大小等。再说一下前面提到的四个原则,客观分类要做到彼些独立、完全穷尽,简单一点说就是分析出的因素要闭包;对于主观分类由于是主观的东西关键点在于大家的共识,如果标准不一样,不能在大家面前达成共识,如每个人对大小的概念都不一样,则无法进行分析讨论。一般分析问题时优先进行客观分类,客观分类用于进行问题的界定,再进行主观分类,主观分类主要用于择优。
    分析问题的过程主要以下三个步骤:
                   分析---------表达----------呈现
                 树状结构图      表            图
     分别有不同的工具进行,分析用树状结构图,且至少分析到3层,否则太粗不够透彻,可能还有隐藏的问题未被发现,用树状图进行分类,还需要注意前面提到的四个分类原则;表达的过程需要用到表,表可以包含大量的数据,形成对比,比较容易找出问题,比如前面的案例中各种方法的花费的时间、金钱、人力的值列表;最后是图,图的作用主要强调,比如这里画个气泡图,强调依据哪些因素作出了什么结论,即选择哪个方案。

    最后结构化表达,表达过程中需要注意简捷,观点鲜明,太多的枝叶让受众难以抓住重点,不明白你要讲什么,甚至不想听下去。因此可以采用以下的结构化表达方法:
                    目标-----------》结论----------》观点---------》事实
    首先提出需要解决问题的目标,然后立即说出结论,不需要做太多铺垫,说完结论可以留给大家思考的空间,这时再摆出观点,即有哪些点原因支持你做出的这个结论,再对这些原因进行补充事实。
    表达过程中同样需要注意分类,且遵循MECE原则,但表达时的分类尽量简单,横向不能超过5点,最好3点,纵深层次不能超过2层,最好就一层,分完一、二、三后就不要再细分1、2、3小点啦。
    表达过程中的重点原则。①重复,对于你希望重点表达的观点,可以用重复的方式加强表达的效果,但注意重复的方式需要从多个维度进行,而不是简单的重复,比如一个很好例子,重复播放12遍的广告,也许让我们记住了它在讲什么,但广告过程中几乎令人反感到接近崩溃。②比喻,适当用一些典型、流行的社会术语可以达到较好的表达效果,例如去年地产业中,将降价的开发商比喻为“范跑跑”,一直未降价的开发商比喻为“猪坚强”等。③对比,对比越强烈越能产生效果。
    最后是一句简单易记的语言,精辟地总结了结构化表达的关键,“凡事分三点,上来总分总,分类要MECE”。