从最早提出信息系统工程监理的想法至今已经将近10年时间,2002年12月信息产业部出台了《信息系统工程监理暂行规定》,明确提出投资在200万元以上的信息化项目必须有第三方的监理。之前,北京、上海等信息产业较发达的城市已经进行了信息系统工程监理的试点。
 
信息系统工程监理也走过了从试点到实行,从地方管理到信息产业部管理逐步推进的过程。
但总体而言,由于信息系统不同于建筑工程,目前还没有一套完善的IT项目监理制度,有很多不可控因素,在实际监理过程中,无论对于监理单位、还是被监理单位都是无所适从,信息系统工程监理师也是有苦难言。
监理从地方到中央
上个世纪90年代,市场上出现对信息系统工程监理的需求。当时用户拿不准,甲方(业主单位)不知道怎样描述需求,对乙方(施工单位)提出的技术方案也不了解,于是就找专家来咨询,专家的作用是限制工期,核定工作量。这是最早的监理,即甲方要求监理看住乙方,进行“三控两管一协调”,即质量控制、进度控制、投资控制,合同管理、信息管理和协调相关各方的关系。
2001年信息产业部开始推动监理工作,当时选择5家单位作为信息监理试点单位,如赛迪监理就是被信产部授权的试点单位。同时在全国选了几个省市作为信产部监理的试点地区,这些试点地区出台了相应的信息系统监理的管理办法和规范。
2003年以后信息产业部将试点停了,规定企业一律向信息产业部申请认证。2003年4月1日,信息产业部授权的两个认证机构开始接受申请,但目前尚没有企业获得信息产业部资质认证,一旦信息产业部公布资格认证名单,将出现信息产业部认证的甲乙丙级监理。
在信息产业部委托北京、上海、河南等地试点制作标准时,北京市地方标准的颁布为国家标准的颁布打下了比较好的基础,法规的起草、标准的制定、培训、认证等方面都积累了许多经验。在信息产业部570号文件出台之前,北京率先颁布《北京市信息系统工程监理管理办法》,且对监理公司资质界定比较完善,包括管理文件, 配套措施,制定标准等,并先后三批企业被北京市授予甲级资质。
监理起来有点难
监理是保证工程项目质量的重要方法,监理工程的执行人是独立于工程项目甲乙双方的第三方。但是监理工作的开展还是有点难。北京神州网信科技有限责任公司副总经理孙江明说,目前各行业对监理缺乏一个共同的认识,如在签合同时,有的甲方不愿意让监理方介入,甲方会因担心泄漏公司机密而不愿为监理方提供应有的帮助。对于监理人员来说,进入项目的第一个月是最难做的。
监理要站在中立的立场上,才能提高监理层次。有些用户会因为付监理费,就认为监理应该为自己办事;在监理项目中,乙方会认为监理就是要打压他们;甚至有些监理人员也有“拿钱要办事,拿谁的钱就为谁出力”的思想。对此,北京共创开源软件有限公司高级监理工程师罗峰说:“作为监理公司,一个独立的第三方,应该保持中立,而监理人员一定要正直,虽然是甲方付监理费,但在项目实施过程中,监理人员要引导甲方做出合理的、可实现的决策。”
监理既要对甲方负责,也要为乙方服务。进行信息系统工程监理时,监理人员要以合同为准,对于合同中有些未涉及到的款项,或政策变更等问题则需要通过双方协调解决。
罗峰介绍,通常在项目中会有客观存在的技术风险、合同执行风险,这里面既有乙方的主观因素在里面,如不按合同要求执行等,也有甲方对相应技术不精通所致。首先,用户要注意立项时要客观实际,即项目原定目标要可行,项目完成的可能性会较大。其次,乙方的承诺在实际工作中不到位。在招标时,承诺的参加项目人数、专家不能兑现,甚至会在项目中把人员调离。如,我们为北京市科委信息课题项目做软件监理时,合同要求乙方提供原代码和运行程序,但乙方提供的源代码不符合合同规定,由于甲方没有技术人员,没有识别能力,这时监理及时发现,并督促乙方履行了合同。
目前,监理客户以政府为主,多是因为经过政府部门机构精简后,缺乏精通技术的人员。同时,政府部门对监理的认识也不一致,计划拨下的项目资金中没有专项的监理资金,并且有信息中心的政府部门大多不请监理。而企业客户更是少而又少。
资质认证有点乱
由于信息系统工程监理是一个从地方试点,到收归信息产业部统一管理的过程,目前市场上有两类监理单位,一类是具有北京市信息办资质认证的单位,另一类是信息产业部监资质试点单位。据北京国研网信息有限公司唐德昌介绍,北京市是在信息化建设中开展信息监理工作最早的城市,北京市在监理方面作了很多工作,包括执行认证、评估、管理等等,是一个地方模式。北京市信息系统工程监理资质是监理资质的地方标准,主要是对在北京开展监理业务起到规范的作用。在北京市开展监理工作,原则上要取得北京市监理资质、得到北京信息办颁发的资格认证。
信产部的试点单位只是试点,此资格是信产部对该单位监理能力的承认——有能力开展监理业务,是对公司在监理水平或能力方面的认可。由于人们对监理资格认识的分歧,出现一个监理公司既拥有信产部试点单位的资质,也取得北京市监理资质认证的现象。他们认为,试点单位只是说明我们的监理业务能力得到了信产部的认可,但这并非获得资格认证,监理资质要看用户是否认可。
罗峰认为,目前用户请监理公司完全取决于自己,采用没有资格认证的监理公司也没有行业监督,尽管国家规定信息化项目必须有监理,但违反也没有相应的处罚,信息产业部试点单位也是临时的。
北京赛迪信息工程监理有限公司经理陈永山则认为部里试点的5家企业要比地级资格证书的企业资历优越。从某些方面讲试点单位要相对成熟一些,因为他们毕竟时间较长、涉及面较宽、经验多一些。资质并不影响监理工作的进行,但获得地方认证的单位也有自己的优势,如因没有北京市甲级资质,部里试点单位在北京项目要求北京甲级资质的情况下不能投标。
而现在更多地情况是对监理单位的选择标准由用户来决定,信产部试点单位或地方建立资格认证的监理公司孰重孰轻,只能是仁者见仁,智者见智。
监理工作缺乏标准
监理的理论和方法已经在很多工程领域广泛采用,应用最突出的领域就是建筑行业,并且已有成熟的流程和方法。但在信息系统工程方面却没有标准。孙江明说,目前国家标准还没有颁布,信息系统监理缺乏相应的机制协调发展。国家标准是规范监理行业的准则,标准是从技术上来讲的,包括监理要经过哪些阶段,在每个阶段要做哪些事情,从管理流程来讲,每个流程应该处理哪些问题,作为信息系统监理的目标是什么。
罗峰则认为,作为监理人员工作要面对不同单位的业务流程、不同的客户、不同管理模式,并要不断地适应它及其人文环境。而且项目管理文档格式集成商不尽一致,这些都需要标准来限定。
另外,在监理市场中,长期以来存在监理费用过低,而对监理从业人员的业务素质要求较高等现象。有些监理公司报低价,扰乱行业标准的事情时有发生。并缺乏相应的监理法律支持,使得很多监理公司处在坚持状态。孙江明说:希望能出台信息系统工程监理法,保证监理公司公平竞争,也可减少扯皮现象,交钥匙项目的发生。
对于监理的标准制订,孙江明希望几家通过认证的企业、研究机构、开发商、用户一起制定标准。他说国家系统工程的监理标准的制订一般是开放式的,包括总则(共性)——内容、流程,包括哪些阶段,分则包括软件工程监理、网络工程监理等细化。
甲方要学会保护自己
在工程实施时,甲方要保护自己主要可从两个方面考虑,即对监理公司的挑选和对乙方的挑选。而这是有经验可借鉴的。罗峰说,挑选乙方是最直接的,可以考虑与以前合作较好的厂商续签,也可向其他单位了解、通过招标或其他途径的推荐。另外,软件项目更应注意,因为,软件行业公司寿命短,人员流动大,管理难,对甲方的不确定性大。软件业脑力劳动按传统管理不可能,而人员流动率大,换人对项目影响大。原来做项目的人走了,其他人接手很困难。后期维护中出现了乙方倒闭的情况,就更难了。因此签合同时要指定开发人员、开发地点,以及项目完成的后期服务。
监理公司的挑选,甲方最好从推荐中选取,可从技术实力、案例、技术人员、诚信度等方面综合考察监理公司。证明诚信度的材料,包括一般情况,项目情况,客户满意程度,可向原客户了解等渠道获得。用户还可以向多个监理公司提具体要求,看他们的响应程度。
孙江明说,甲方要在工程项目前期有一个清晰的想法。项目风险有不可预见性,对系统边界明确十分重要。甲方将前期工作做好,后面的工作就可顺理成章。同时,在项目中,管理方不应太多,过多的管理者只扯皮,耽搁工作进度,拖延项目进展。
甲方要尽量避免合同变更,主要是设计变更,如OA、ERP系统改动很费劲,会使甲方成本增大。但如果是乙方对甲方要求不甚明了,忽略市场变化,采购不到配套设备,而变更合同,这时乙方要负责。当然,在招标时监理介入后会提醒各方。
由于通常情况下,甲方在信息系统工程中处于技术上的弱势,为了有效保护自己的利益,应多想办法。
沟通是监理工作的根本
监理是一种服务,是通过规范内容、流程来实现自身价值的服务。但监理要处理好甲方乙方的关系,不要僵。罗峰说,甲乙双方和监理三者之间要尽可能保持融洽、合作的关系,共同将项目做好、完成才是目的。
沟通是监理工程师开展工作的重要方式。孙江明认为,信息系统工程监理是新生事物,很多企业没有意识到监理的重要性,甚至对监理的方式、方法不认可。面对有些开发商的戒备心理,在工作上不配合工作的事情,现场的监理工程师需要通过沟通,了解矛盾的根源、并化解矛盾,以保证项目的正常实施。
监理工程师在工作中要站在相对公正的立场上处理问题,要讲究方式方法。通过监理这个特殊的位置能够推动甲乙双方达到共同的目的——项目的完成。孙江明说:“监理不是监工,不是专门来挑毛病的。”
协调甲乙方的关系,是监理的工作。监理工程师为实现弥补甲方的不足,也需要沟通。有时甲方需求可能与技术实现有差别,工程不等于研究,技术可以达到不等于在任何资金、时间范围内可以达到。如在一个网管项目中,甲方要求能比较精确的预测系统出现问题,但这涉及到的是正在发展的技术,技术只能是在原则上可以允许的,但技术现状与理想差别很大。
这时只有通过与甲乙方的交流,解决问题。