电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用。
  一、邮件格式
  1、邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。
  2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注。
  3、收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号。
  二、哪些事情需要发送邮件
  1、正式工作报告;
  2、难以简单用口头表达说明清楚的事项;
  3、知识推荐和信息传递;
  4、没有见面交流条件的其他交流内容;
  总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。
  三、邮件发送对象
  1、寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往可以获得支持部门的更好的支持;
  2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导;
  3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理。
  选择邮件发送对象的时候避免以下现象
  1、在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理;
  2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替。
  3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。
  四、邮件沟通支持
  1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持;
  2、如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧;
  3、充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做(这样降低了沟通效率);
  五、邮件内容
  1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项;
  2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论。
  六、沟通确认和反馈
  1、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;
  2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间;
  3、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒;
  每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼!也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。