之前描述过,如果需要针对旧的、重要的或敏感的邮件进行长期保存,更或防止用户进行有意的或者无意的进行删除操作,那么可以通过存档邮箱来实现。

但是,Office 365的Exchange Online默认并没有为每个邮箱用户都开启存档功能。这个存档功能只能通过管理员针对指定用户进行手动开启,当然如果需要针对用户邮箱关闭存档,则也需要管理员来进行手动操作。

对于存档功能的启用或禁用都可以通过Exchange管理中心(EAC)或者PowerShell来完成。建议的做法是:如果操作单个用户邮箱或某几个少量的用户邮箱,可以采用EAC来进行;批量操作应该使用PowerShell来完成。

一、为用户邮箱启用存档

当用户或组织需要时,Office 365管理员要针对指定用户启用存档邮箱。

1、通过EAC为用户邮箱启用存档邮箱。

在Office 365的管理中心点击“Exchange”,打开“Exchange 管理中心”。点击左侧导航栏中的“收件人”,在中间窗口中“邮箱”设置里,搜索并选择需要启用存档功能的用户。然后在右侧工具栏中找到“就地存档”,点击“启用”。

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此时,将收到“警告”对话框,点击“是”,完成指定用户邮箱存档邮箱启用操作。

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现在从邮箱列表中,可以看到该用户的“邮箱类型”由之前的“用户”,变为了“用户(存档)”类型,表明该用户邮箱的存档邮箱功能已经启用。

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如果需要为少量的几个用户启用存档邮箱,可以通过同时选择多个用户,然后在右侧工具栏中点击“存档”的“启动”按钮为所选用户启用存档邮箱。

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此时会收到“批量启用存档”的通知对话框,在对话框中会统计此次操作启用存档邮箱的用户个数。点击“确定”按钮,完成操作。

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这里需要注意,在同时选择多个用户时,“存档”选项不会立即出现在右侧工具栏上,需要点击工具栏底部的“更多选线…”才能出现。

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2、通过PowerShell为用户邮箱启用存档邮箱。

使用管理员账户,通过PowerShell连接Office 365后,利用Get-Mailbox -Archive可以查看当前Office 365账户下启用了存档邮箱的邮箱账户。

Get-Mailbox

Get-Mailbox -Archive

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通过Enable-Mailbox <Alias> -Archive,可以针对指定用户启用存档邮箱。

Enable-Mailbox qianqi -Archive

Get-Mailbox -Archive

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3、利用PowerShell为指定批量用户启用存档邮箱。

在某些时候会遇到企业中有一大批用户或所有需要启用存档邮箱,此时通过PowerShell来实现比通过EAC实现要方便和快捷。

对于需要启用大批指定用户的存档邮箱,可以向将这些用户的邮箱Alias或Name整理到一个CSV文件中。该文件的首行为字段名,整个文件只有一个字段。

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然后,通过 Import-CSV 导入为PowerShell的变量,最后通过 ForEach 循环调用 Enable-Mailbox 进行设置。

$mblist = Import-CSV "e:\mb.csv"

$mblist | ForEach{Enable-Mailbox $_.Mailbox -Archive}

Get-Mailbox -Archive

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对于将所有未启用存档邮箱的用户都启用存档邮箱,可以使用如下方法实现:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

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完成相关用户的存档邮箱启动后,可以通过如下方法验证存档邮箱是否正常启动。

Get-Mailbox zhangsan | FL Name,*Archive*

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如果看到

ArchiveDatabase:不为空

ArchiveGuid:存在且不是全为0

ArchiveStatus:为“Active”

ArchiveState:不为空

则表示该用户邮箱已经成功启用了存档邮箱。

二、为用户邮箱禁用存档邮箱功能

和启用存档邮箱功能一样,可以使用EAC和PowerShell来完成禁用操作。

1、使用EAC禁用指定用户的存档邮箱。

在EAC“收件人”的“邮箱”列表中,搜索并选择需要系用存档邮箱的用户,然后在右侧工具栏中的“就地存档”中点击“禁用”。

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此时,依然回收到“警告”,提示当前存档邮箱会被默认保留30天,如果在30天之内重新启用存档邮箱,将会获得之前存档的内容,否则将被清除无法恢复。点击“是”,完成禁用存档邮箱操作。

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2、利用PowerShell为用户禁用存档邮箱

可以使用 Disable-Mailbox Archive 参数为指定用户禁用存档邮箱。

Disable-Mailbox -Identity chushisi -Archive

Get-Mailbox chushisi | FL Name,*Archive*

clip_image025[4]

完成操作后,可以看到该用户邮箱的Archive相关属性

ArchiveDatabase:已经不存在了,为空

ArchiveGuid:存在且全为0

ArchiveStatus:为“None”

ArchiveState:为“None”

最为关键的是产生了 DisabledArchiveGuid。如果用户邮箱从未进行过禁用存档邮箱操作,该属性值为全0;如果做过禁用存档邮箱操作,且无论后续是否有重新启用,该属性值均不再是全0了。

3、批量禁用用户存档邮箱

可以参考通过EAC或PowerShell批量启用用户存档邮箱的操作进行设置,所以不再累述。建议最好使用PowerShell设置较为快捷。