在现今企业中存在大量的服务部门,不管是对内部员工提供服务的行政部、信息部,还是对外提供服务和支持的客服部等。其都有一个共同的需求,那就是需要在部门内统一共享某系公共的通信资源。比如:
 >客服部需要提供给客户用于询问公司信息或答复客户问题的通用电子邮箱;
 >行政部需要提供给员工发送办公资料申请邮件或答复员工问题的部门共用邮箱;
 >信息部需要监控和回应发送到统一邮件地址的邮件。
共享邮箱可以为上述需求提供完美的解决方案,在早期的Exchange Server中并没有共享邮箱这个概念,通常的做法是使用普通用户邮箱,通过设置委派收件人权限来实现邮箱资源共享。而共享邮箱本质也是Exchange Online中的邮箱收件人,只不过这种邮箱没有对应的可登录账户,因此默认没有特定的某个账户及对应的密码能够登录共享邮箱,所以无法直接使用共享邮箱的别名(Alias)通过任何客户端(即使是Outlook、OWA、Exchange Web Service或Exchange的其它登录协议)进行登录。只有委派了共享邮箱权限的邮箱用户账户才可以通过Outlook或OWA访问共享邮箱。
关键的是,共享邮箱本身功能不会占用O365许可证,只需要被授权的用户被分配O365许可证,这样可以大大节约企业购买许可证的开销。但是,如果要实现共享邮箱的就地归档、就地保留或诉讼保留则需要对共享邮箱分配相应功能的O365订阅计划许可证。
一、创建共享邮箱
可以通过“Office 365管理中心”、“Exchange管理中心”或PowerShell完成共享邮箱的创建。
1、使用“Office 365管理中心”创建会议室邮箱
在“Office 365管理中心”的窗口中,点击导航栏中的“共享邮箱”,点击添加“+”按钮,在“创建共享邮箱”窗口中定义该共享邮箱的名称和电子邮件地址。此外,还可以添加共享邮箱的成员。点击“创建”完成操作。
wKioL1dzmKHAPvAQAACfHCkuUI8061.png-wh_50 
2、使用“Exchange 管理中心”创建共享邮箱
在“Exchange管理中心”窗口中,点击导航栏中的“收件人”,选择右边窗口导航条中的“共享”,点击添加“+”按钮。
wKiom1dzmLTQZi9xAABJpyVuF0Q481.png-wh_50 
在“新建共享邮箱”窗口中定义该共享邮箱的名称和电子邮件地址,以及别名等。并且可以点击“用户”中的“+”按钮,打开“选择共享邮箱用户”窗口为共享邮箱添加成员。可以看到在列出的对象均为用户或安全组对象。因为邮箱的完全访问权限只能授予用户或安全组,而通讯组是不能用作资源的授权的。

 wKiom1dzmMjylcvpAADN1YJJZwM085.png-wh_50

3、使用PowerShell创建共享邮箱
通过PowerShell连接到Exchange Online后,可以通过New-Mailbox新建共享邮箱。
New-Mailbox -Name "客服部" -DisplayName "客服部" -Alias cs  -Shared
wKioL1dzmO7h8y2iAAAYo_x5Z-E381.png-wh_50 
返回EAC可以看到新建的共享文件已经存在。
wKiom1dzmPrAA95iAAA5CT9zCBg009.png-wh_50 
二、配置和管理会议室邮箱
1、在“Exchange管理中心”对共享邮箱进行管理。
在EAC中,导航到“收件人”,定位到“共享”选项卡,选择需要配置的共享邮箱,点击笔形按钮,打开“共享邮箱”属性窗口。
wKiom1dzmR3yRaADAABhQNDXCJU427.png-wh_50 
可以看到其各选项列表和用户邮箱的完全相同,在“邮箱委托”选项卡中,可以为其添加或删除“完全访问”或“代理发送”等权限的用户和安全组。可以参考《易宝典文章——玩转Office 365中的Exchange Online服务》系列中关于用户邮箱配置的文章进行相关选项卡的配置。
wKioL1dzmSvi3P2HAADiYelM5FM441.png-wh_50 
2、通过PowerShell管理和维护共享邮箱
通过PowerShell连接到Exchange Online后,可以使用Get-Mailbox查看现有的组织中所有的共享邮箱。
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')}
wKioL1dzmUWwcEUGAAAWlVi3vUk351.png-wh_50 
将一个现有的部分作为委托共用的用户邮箱转换为共享邮箱,以便减少O365预订数的开销,可以使用Set-Mailbox进行邮箱类型的转换。
Set-Mailbox -Identity "产品部" -Type Shared
Get-Mailbox "产品部" | FL Name,RecipientTypeDetails

wKiom1dzmXfAcGWiAAAOm0BN2Qg000.png-wh_50 
为共享邮箱添加组成员,允许其代理共享邮箱发送邮件,可以使用Add-RecipientPermission来实现。
Add-RecipientPermission -Identity "产品部" -Trustee "李四" -Acce***ights SendAs
wKioL1dzmZLT1f4gAAAbVI91L2Y996.png-wh_50 
为共享邮箱添加组成员,允许其代表共享邮箱发送邮件,可以使用Set-Mailbox来实现。该设置只能通过PowerShell来完成,无法通过EAC实现。
Set-Mailbox "客服部" -GrantSendOnBehalfTo "客服团队"
Get-Mailbox "客服部" | fl GrantSendOnBehalfTo

wKiom1dzmbKzQZAWAAAOPTN05ng698.png-wh_50 
为共享邮箱添加组成员,允许其查看共享邮箱中的邮件,可以使用Add-MailboxPermission来实现。
Add-MailboxPermission "客服部" -User "客服团队" -Acce***ights FullAccess -InheritanceType All
Get-MailboxPermission -Identity "客服部"

wKioL1dzmcaQdu7UAABkcz55eQg590.png-wh_50