最近遇到1个关于会议室预定方面的需求,描述如下:

角色:领导、秘书

需求描述:所有给领导的会议请求,领导都不会收到,会议请求都自动到秘书那,由秘书对会议进行安排,安排的会议领导可以在自己的日历中看到

根据此用户的需求,通过查找资料,我们可以通过以下方法实现:

1. 打开领导的outlook(版本必须是outlook2013及以上,outlook2010不支持)

2. 定位到:文件--信息--帐户设置--代理访问

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3. 在:代理 对话框中,点击:添加,将秘书的帐户添加进来,在:此代理有如下权限选项,在日历处,我们选择:编辑(可以阅读、创建和修改项目),秘书可以全权为领导进行会议的安排,并勾选:代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本,及下面的:自动给代理发送邮件概述这些权限,如下图:

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4. 添加完成后,勾选:只发送给我的代理人,这样的话,会议的请求直接就发送给代理人,而其本人是收不到会议请求的

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5. 设置完成后,代理 人(秘书)会收到一封邮件,告知已经被谁指定的代理人,对日历有什么权限,及如何查看,如下图:

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6. 点击:文件--打开和导出--其它用户的文件夹,如下图:

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7. 输入领导的名称,文件夹类型选择:日历 ,点击:确定

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8. 这个时候就打开的领导的共享日历,我们可以看到领导的所有日历信息

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以上配置完成后,给领导发起一个会议,流程如下:

1. 别人创建了1个会议,邀请领导参加,收件人框中添加领导,如下图:

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2. 打开领导的邮箱,我们可以看到,领导并没有收到这个会议请求

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3.而领导的秘书收到了这个请求,内容为:已代表(领导)接收,秘书根据领导的时间选择是否接受此会议

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4. 如接受会议,秘书会收到1封邮件,告知已代表领导接受此会议

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5. 秘书打开共享日历,可以看到领导的会议

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整个过程,领导都是无法收到会议相关的邮件,只是可以在自己的日历中可以看到相关的会议。