向客户提出的问题
我们的MOSS能干什么
您公司现在是如何管理文档的?
MOSS提供了基于Web方式的完善的文档管理平台和开箱即用的文档管理功能,并且和Office客户端程序无缝集成。就此而言,MOSS可以看做是Office Server
您公司是否有集中的文档管理机制/系统?比如说文件服务器,FTP,或者专门的系统?
MOSS提供了集中的(在一个平台上)同时又是灵活的(可以根据部门,业务等各种方式分别建立文档库来管理文档)文档管理功能。对比传统的文件服务器或FTPMOSS功能全面;对比专业的系统,MOSS用户界面友好,功能实用,并且易于扩展开发,和Office集成紧密。
您的文档管理系统有全文搜索功能吗?(搜索Office文档, PDF文档,DWG文档,HTML文档…)
MOSS提供了一个专业的搜索引擎,能够对超过200种格式的文件(Office文档,包括最新的Office 2007文档,PDF文档(需安装第三方插件,免费),CAD文档(DWG格式,需安装第三方插件),HTML文档,WinZip文档,WinRAR文档等)进行全文检索。并且,搜索结果可以根据用户的权限进行过滤,确保用户仅能搜索到他有权限搜索的内容。除了MOSS本身的文档库,MOSS的搜索引擎也能检索文件服务器,Web网站,关系型数据库等其他可能存储文档/网页/信息的内容源。
对于文档管理系统,您是否需要用到版本管理的功能?例如多人一起修改文档的时候,难以弄清哪个才是最新的版本
MOSS提供了完善的版本管理功能。当用户上传/保存文档时,服务器会自动保存为新的版本,并提供大版本(1.0, 2.0...)和小版本(1.1, 1.2...)的管理。用户可以查看以往的版本,删除某个版本,或恢复到以往版本
您是如何管理您的文档权限的?是否有文档泄密的担忧?
不同于以往的文件服务器/FTPMOSS提供了基于角色的,方面易用(基于Web界面)的文档权限控制。用户可以自由,灵活的定义业务用户的角色,根据角色来对文档库里的一个文档,或一个文件夹,或整个文档库,或文档库所在网站进行授权。
您有没有想过文档一旦离开了文档管理系统,比如被人从FTP/文件服务器下载之后,如何去控制这些文档的安全?
以往的文档管理解决方案都无法管理离开了服务器的文档。所以,当机密的文档被授权的用户下载后,可能被有意/无意的泄漏出去。今天,MOSS集成微软的RMSRights Management Services)技术,可以解决这个问题。RMS可以对单个文档(默认支持Office 2003以上的WordPPTExcelOutlook文档,其他文档格式需要开发)按照用户进行授权加密,以控制用户的读取/修改/复制/打印/过期等权限。无论用户在哪里,在什么时候打开文档,Office都会校验他的身份和权限。
您是否需要制定企业自己的文档模板?灵活地定义文档的属性,以便更好地实现文档的归档管理和搜索?
MOSS提供了文档属性的管理,用户可以根据自己的业务,灵活的定义文档的属性。不同类型的文档(如产品白皮书,销售指南…)可以定义不同的属性。
您是否需要文档的审批/发布/过期这样的工作流功能?
MOSS提供了完善的工作流功能,实现与文档的流转。同时,MOSS也提供了工作流的设计功能。
您是否需要对文档的操作进行审计追踪?
MOSS提供了完善的文档审计和报告功能。系统可以记录哪个用户在什么时间对哪个文档进行了什么操作,并且生成Excel报告。