如今都提倡经理不要“管理”员工。但是,有时候我们的确需要深入项目,掌控细节。

最近Ryan Carson和我租了一辆车去Austin,这是我们第一次去那里,第二天我们要在那里举办会议。Ryan的活动策划公司Carsonified和我的公司Fog Creek软件联合举办了软件开发人员技术会议。奥斯汀是我们10城市计划的第二站,我们预期会有200名开发人员出席。

在倾盆大雨中我们费尽周折找到了会场所在地,在一个狭长的商场后面的逼仄角落里,我早该预料到的。我们见到了场地经理,遇到了第一个问题,他说“她昨天才把它交给我。”

“她是谁?交给你什么?”我问。

我们很快就得知“她”是Ryan公司的职员,交给他的是视听设备详细清单。实际上,我们应该提前几个星期就将清单交给他。“我们已经找了一家影音公司提供帮助”,经理说,“但是清单上的有些设备我们找不到。”

事实证明,我们缺少的设备是非常重要的。包括舞台上音箱的网络线路,话筒,音响,灯光,还有最重要的——投影仪。很明显这些设施都是需要用到的,我们从没遇到过不配备这些设施的会场。

整个下午我们都忙于购买这些设备,我们在一家办公用品商店购买了清单上最后一样设备——连接笔记本和投影仪的视频线,这时距离会议开始只剩一个小时了。

与会者到达会场时,我们已经疲惫不堪。我要做两场演讲,幸运的是,我还记得它们。在我演讲的时候,我的大脑还在担心视像设备、音频设备,监听音箱的嗡嗡声,舞台旁边风扇的噪声,以及在我演讲开始10分钟后,礼堂外传来的巨响。虽然AV设备不和要求,但一切还算顺利,不过我还是不开心。

第二天早上,我与Ryan和他的职员碰面,他的公司从未碰到过如此糟糕的情况,我想如果我说他们有点自大,把事情想得太简单了,Ryan一定不会生气。

所以我想与Ryan和他的员工做“5个为什么”练习。“5个为什么”是第二次世界大战之后,Toyota为了改进生产力而发明的解决问题的方法,即问5次“为什么”来寻找失败的根源,这样可以解决核心问题而不只是表面的问题。

第一个问题是为什么我们的视频切换不够快?因为我们使用的是在办公用品商店买的便宜的设备。因为我们原以为场地方会提供高质量的设备,但他们没有。因为场地方并没有收到我们的AV设备清单。因为我们没有及时将清单交给他。因为Carsonified没有为每一次会议准备一个标准的设备清单:这些都是要提前一个月,一周,一天……做好的。解决方法:提供一份更好的设备清单。Ryan说他会跟进此事。

像大多数企业家一样,Ryan和我一直在学习如何管理好一个团队。我们都曾经高新聘请非常聪明的雇员,事实证明如果你给他们一个大致的方向,然后放手让他们去做,他们通常会非常漂亮的完成任务。但是在这个过程中,我们注意到这种放手管理的方法只在我们自己的雇员身上有效,并不适用于外部合作方。

还有一个例子。在我们的技术大会上,与会者都会携带笔记本电脑,大部分人的移动电话都有Wi-Fi功能。他们一入座,就会打开笔记本上网,多数会场的Wi-Fi都无法承受这样的负载。

我们事先预料到会发生这些情况,我们告诉会场方我们的听众会非常非常多的使用互联网,场地方总是回答,“没问题,我们有顶级的网络环境,会运行的非常好!”

猜猜怎么样?大多数情况系统都会超负荷,导致没有人能上网。

在波士顿的第一场会议,网络就不够用,Ryan向我道歉说,“我们下次会做得更好!”之后他转身对职员Greg说,“要做得更好!”Greg拿起电话开始查找负责人。

但是你知道吗?保证一个房间内数百台笔记本电脑能够正常上网的Wi-Fi信号良好非常难。通常需要两个星期时间准备,需要特殊设备和2到3个有丰富经验的专业技术人员。几乎没有人知道应该怎么做。你不能对着不知道怎么做的人大喊大叫。(好吧,你可以,但是毫无意义)所以我责备Ryan,Ryan责备Greg,Greg责备某个场地方的经理,而这个经理并不清楚网络方面的工作,他只好打网络服务提供商的800电话。你知道这样是无法解决问题的。我们像是一个责任链。

那么这时你需要学习接入点,SSIDs,宽带,DHCP服务器,IP地址协议,以及上百技术细节。你的合作方需要知道这些,你需要确保你的合作方知道这些。这都需要一定的管理水平,而我曾经被告知这是无用的。难道现在的领导不该雇佣优秀的人,给他们一点指示,放手让他们工作吗?管理学会让聪明的人变成机器人吗?

也许是。但是我有了新的想法:在每个公司的高层中,应该至少有一个真正关注产品和客户体验。这个人可能是你,是我也可能是Ryan。这个人下面应该有各级具有同样才华能力和同样尽心尽力的人员。

但是在某些方面,你有自己的工作方式。你会发现不少人并不关心这么多。对于他们来说,这只是一份工作。他们过一天是一天,无论是投影仪启动慢还是Wi-Fi信号断掉,都不会让他们感到不安。他们对于这些的关心还不如他们的Twitters。如果你足够幸运,不会雇佣到这样的人。但是当你需要外部合作商的时候,你就会碰到这样的人,他们并不够用心,知识有限,没有丰富的经验和专业的技能。

我注意。Ryan注意。我们的员工注意。场地经理可能注意却所知有限。那么他雇佣的视听设备公司呢?他们有时候是不会注意的,他们不知道怎样做好工作,只想尽快完成。当你遇到那些没有责任心的人的时候,也是你需要着手管理的时候。你需要检查其他人的工作,与他们签订合同,如果Wi-Fi信号无法保证就不支付费用。

不要误会我的意思。我宁愿从来没有过不用心的人进入我的组织架构中。但是,事实是我知道有时候这些人会闯入我的生活。我的公司不会雇佣他们,但是当我组织会议和活动时,我还是会雇佣互联网服务商,一些关键的事情会不受我控制。现在我们在学习如何将这些事情管理得更好,我们不用再在一大早8点就出门购买设备。