博主推荐延展咨询资深顾问沈靓文章
对于流程E化,无论是管理流程的电子化、还是业务流程的信息平台建设,企业管理者都多多少少有些惶恐。这和流程E化本身较高的复杂度、风险度不无关系,国内企业也确实不乏失败的案例。然而流程E化又是企业发展的必然选择,怎样才能让企业面对流程E化时不再畏惧不前?如何将流程E化的风险度最小化?
延展咨询经过十几年实施流程E的经验积累,总结出一套完整的E化方案,其中有三个非常关键的步骤和方法:情景规划、纸单试行和系统模拟,让企业实施流程E化犹如学车,从惶恐不安,到谨慎试行,最终驾轻就熟地踏上信息化之旅。
情景规划——虚拟驾车
情景规划是理清扑朔迷离的未来的一种重要方法。情景规划要求事先设计几种未来可能发生的情形,接着再去想象会有哪些出人意料的事发生。这种分析方法可以开展充分客观的讨论,使得战略更具弹性。高明的棋手总是能清晰地想象下一步和下几步棋的多种可能的“情景”。
流程E化中的情景规划,就是在流程显性化的基础上,根据流程的顺序,设想出各种情况下的业务场景,作为软件需求设计的参照。情景规划一般在流程梳理之后,在软件的需求设计之前。通过流程梳理,我们对公司的业务流程已经有了全面深入的了解,才可以用情景规划的方式,将业务流程的每个具体步骤用图形的方式进行模拟。
情景规划的优点:
首先,情景规划站在操作者角度思考,所有的设置以符合流程操作者的使用习惯并改善流程效率为遵循的依据。
其次,情景规划以流程为顺序,细致地模拟了整个业务的执行过程,具有高度的完整性。
第三,情景规划通过多角度的思考,预先考虑了在业务过程中各种可能的特殊情况,避免了实施过程中的修改。
第四,情景规划能帮助设计人员对软件的需求有直观的认识。
情景规划的方法:
情景规划的过程,需要同时考虑正常流程与异常处理流程,只有这样,软件的功能才能完整地覆盖整个业务流程。以一个简单的采购申请审批流程为例,我们首先要设计出流程正常进行的场景:
第一步:申请部门在系统中输入需要申请的内容;
第二步: 申请部门主管审核;
第三步:采购员提供报价;
第四步:总经理审批。
这样就有了4个场景。但这只是最顺利的直线过程,接下来就要考虑可能存在的各种异常情况:审核不通过时如何处理?如何取消申请单?如何修改申请单……
纸单试行——熟悉路况
纸单试行就是在使用计算机系统之前,把系统的各种表单打印成纸本的表单,在实际的业务活动中进行试验使用。纸单试行是最终实现流程E化前的模拟试验,一个从未体验过刹车的新手,必须经过亲身的接触才能感知;不熟悉路况对于驾车的影响,学车者必须在驾校的场地上一次次尝试。
纸单试行的优点:
首先,E化后的流程往往与现有的流程有些许差异,在上系统之前,让相关业务部门先用纸单的方式将新流程运行起来,可以帮助操作者提前熟悉新流程。
其次,纸单运行能提高系统的完整性,在试行的过程中,很可能会出现一些在情景规划中未考虑到的情况,我们就可以及时把这些内容补充到系统功能中,避免在今后的工作中再进行修改。
第三,纸单本身的格式和内容也能在试行的过程中进行优化,使得界面更美观,操作更便捷。
第四,任何软件的使用都存在一些风险,尤其在软件实施的初期阶段,风险相对较大,通过纸单的运行,能够为企业保留完整的基础数据,避免因为软件的问题导致数据缺失。
必须说明的是,在纸单试行期间,由于要用纸本的流转去模拟计算机系统的流转,在短期内,业务部门的工作量有可能增加,比如原先只需要填写一遍的资料,也许需要填写多次。但是这些暂时的工作确实可以保证今后系统的有效运行,是完全有必要而且值得的。正如学车的新手在真正驾车上路前的熟练程度,直接取决于之前在驾校或者其他训练场地所演练的次数。
系统模拟——考场测试
E化软件与一般的工具软件相比,有很多不同的特点,比如,整体结构更加复杂;必须适用于企业现在及将来的流程需求;涉及到不同人员的操作权限,另外还须考虑与其他软件的接口问题等等,基于此,E化软件必须经过严格的测试。
在正式上线前,我们将运用系统模拟的方法进行最后的检测,从而保证流程E化的完美落地。就像在拿到驾照前,我们必须经过严格的考试,通过每一关的考验,以确保安全无误地顺利驾车。
系统模拟测试包括:单一功能模块的模拟测试、相关模块的模拟测试、整体模拟测试、系统速度测试、异常数据测试、自动纠错测试、大批量数据测试、系统异常恢复测试、数据备份测试等等。
企业在实施流程E化的过程中,前期的情景规划、中期的纸单试行以及后期的系统模拟测试,环环相扣,有效排除了各种问题和风险,为整个E化系统的顺利搭建提供了有效保障。延展咨询多年来摸索出的步骤和方法,让您的企业实施流程E化犹如新手学车,我们帮您排除风险,探测问题,提出建议,最终让企业的信息化之旅轻车熟路。

原文链接:http://www.extans.com/view_388.html