数据生命周期管理
至此,整个ERP项目上线之前的数据准备宣告完成。但作为一个完整的系统,上线还只是ERP应用的开始。相比前期的痛苦,上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。所谓“打天下难,守天下更难”。在数据从产生到消亡的整个生命周期中,保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间,还要做到以下几点:
l         成立专门的编码维护部门,根据编码规则添加新的编码。
l         上线后,需要对部分业务流程和操作规程调整,以适应系统内的数据流转。
l         应用管理员及时处理系统中的异常数据。
l         定期对数据备份,确保数据完整,在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点, 最大限度地减少损失。
l         清理垃圾数据和已经失效的数据。
l         根据业务和管理的需要,增加新的数据项或者更改原数据定义等。
 
 
保证数据质量的方法
数据质量是数据的生命,因为错误的数据没有任何现实的意义,反而是系统无法上线或者掉线的导火索。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。在这方面,经验更显宝贵,不过我们还是可以探询出一些成型的方法:
在上线前做数据收集时,要事先做好下发表格。如果数据量较少,可以用Excel模板做表格,并锁定不允许修改的部分,以利于汇总、排序。如果数据量比较大,最好另编一个小程序,以自动控制重复的数据,同时便于同步检查。
在上线时,先通过管理措施减少期初数据量,再对每一条期初数据都要力保准确。要尽早对账,因为越晚对账数据的差异越大,越难对得上。
在上线后,要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行,不能积压单据一次性补录。
做好以上几点,可以控制住数据质量。但不管如何努力,数据都不大可能百分白的准确。我们所谈的数据准确是指数据的错误率控制在可以接受的范围之内,并逐步求精。企业要有一套高效的管理制度保证及时发现并处理数据差异。在ERP实施期间,企业要为数据的损失做好“买单”的准备,有时重复工作是不可避免的,也可能会因处理账实不符而需要财务费用。在ERP应用期间,短期的对不上账,只要是控制在范围之内,就可以接受,俗话说“一段浊水、一段清水”,只要坚持严格管理和定期核查,数据质量很快就会提高。
咨询公司有一套数据质量的评估方法,在系统运行一段时间后做数据评估是提高数据质量必不可少的工作。实际上,不少企业通过数据评估,往往能够发现以前所忽视的管理上的问题,经过几轮调整后,企业实施ERP的效益就体现出来了。
 
总结
影响一个ERP项目的因素有很多,数据无疑是其中很重要的一项。当我们抓住数据这个根基,大处着眼,小处着手的时候,我们距离ERP成功的日子就不会太远。