“新流程是否正确?可否发挥效力?能否创造价值?”
        这是很多老总在做企业流程梳理之前、之后最为担心和关注的问题。我们在为众多企业做流程咨询项目的时候,企业管理者就经常问到类似的问题,特别是曾经流程梳理失败的客户,更会有这样的担心。
    的确,流程梳理的过程繁琐,涉及面广,一个新的流程,很难一下子做个断定,好或不好。但,是不是就没有办法来解答客户的这个核心疑问呢?
    当然不是,我们在大量实践的基础上,以及在对服务过的客户进行长期跟踪观察后,得出宝贵的经验和方法,来帮助企业管理者审定新的流程。
    主要从以下几个角度来审定流程图:
    第一,流程的准确性。流程的准确性主要指几个方面:
    1、 流程名字是否在所有流程中得到统一?尤其需要关注有子流程调用的情况。如在最传统的机械加工行业――铸造工厂,铸件造型流程里面调用了“模型验证流程”的子流程,而实际上调用的应该是“木模验证流程”。
    2、流程名称是否与实际想要表达的流程内容相符?如描述在制品盘点,不应该称为“在制品管理流程”,而是“在制品盘点流程”。
    3、实际业务活动和流程所描述的是否一致?流程中各个环节的逻辑关系是否正确?是否和现实情况相匹配?
    之所以把流程的准确性作为第一条来讲,是因为这不但涉及到一个公司流程的目前运行的情况,也会对以后流程落地产生重大的影响。作为咨询实施一体化的咨询公司,当然会更加关注流程的准确性。
    第二,流程的完备性。流程的完备性是指流程不存在缺漏环节,对于突发和异常的情况也有完备的描述和相应的处理环节。如成品采购收货流程中,如果发生数量不符,如果是供应商或运输公司所致,则需要进行索赔,这些环节都需要在流程图里体现。
    第三,流程的合理性。流程的合理性是指流程是否需要存在,是否符合相关制度的要求,或流程的绘制是否违背公司现有制度。如果存在违背公司现有制度的情况,需以现有制度为准。
    第四,正确合理的流程边界切分。我们认为正确合理的流程边界切分是指绘制流程时准确定义流程的边界。具体表现为:
    1、确定流程的起始和结束是否正确和合理。
    2、在流程结束时确定是直接结束还是转入别的流程。
    3、确定流程和相关流程的接口关系的是否正确合理,如新增供应商管理,什么叫新增供应商,什么情况下触发新增供应商管理流程。新增供应商管理流程和试单管理流程以及供应商管理流程相互关系是怎样的?衔接是否正确?
    4、子流程调用时是否切分清楚流程的边界,起点终点是否有重叠情况发生?如成品外包辅料采购流程中涉及到采购订单签订流程、跟单流程和收货流程三个子流程,相互边界是否清晰,有无重叠的情况。
    第五,关键节点的检查。关键节点的检查主要有以下几种情况:
    1、当流程是需要多个部门或岗位参与,需要检查发起部门是否准确,参与部门是否齐全,相互间的权责是否清晰描述。
    2、评审或组织评审环节。主要检查评审的对象、形式、目标以及其它内容是否清晰。参与评审的部门是否齐全,各自权责是否清晰。参与审核的层级是否合适?
    3、流程的起始节点、流程中的核心环节,需要描述清晰准确。需要对开始、结束节点都给以说明,需要描述每种可能引发流程开始的情况。对于转入别的流程情况和自行结束的情况,都需要逐一说明。例:新增供应商管理,是由两种情况引发,使用单位提出新增供应商需求,或采购部新增供应商计划,两种情况都需要在流程中描述。对于一些关键节点是否需要特别说明?如果需要是否都描述清楚?让不太熟悉该流程实际工作的人,也能通过流程说明,明晰此流程。对于由时间触发的流程环节,是否准确的描述出时间节拍。
    第六,关键说明的检查。流程说明包括四个部分:流程目的、适用范围、职责分工、关键节点说明。
    1、流程目的。是否写清楚该流程的目的?规范什么事情?防范什么问题?解决什么问题?
    2、适用范围。是否写清楚什么情况下使用该流程?是否标识出特殊情况。如外派培训管理流程,需要写清楚什么情况下属于外派培训,哪些人适用于外派培训。
    3、职责分工。是否写清楚流程相关部门的职责?是否有归口管理部门?相关部门各自担负怎么样的权责?如谁来检查?如有审核环节谁来批准?
    以上就是流程审定的六个方面。
    当然,流程审定不是一蹴而就的,需要一段时期的实践和观察,但只要企业能够从六个方面入手来做审定,那么这个流程的“真面目”不久就会展现在您的面前。
    由于篇幅有限,不能过于详细地例证,如果您还是有疑问或者某些担心,可以直接和我们的高级顾问进行交流和沟通或者直接登陆公司网站(www.extans.com),获得更多的有关流程梳理方面的信息和案例。