设置文档

1.打开空白文档
1)       单击“Office 按钮” ,然后单击“新建”,快捷键:Ctrl+N。
2)       双击“空白文档”
2.从模板创建文档
要从模板开始创建文档,请执行下列操作之一:
1)       单击“Office 按钮” ,然后单击“新建”
2)       “模板”下,执行下列操作之一:
·         单击“已安装的模板”以选择计算机上的可用模板。
·         单击“Microsoft Office Online”下的链接之一,如“传单”“信函和信头”
&要下载“Microsoft Office Online”下列出的模板,必须已连接到 Internet。
3)       双击所需的模板。
3.保存和重复使用模板
如果更改了下载的模板,则可以将其保存在自己的计算机上以再次使用。通过单击“新建文档”对话框中的“我的模板”,可以轻松找到所有的自定义模板。要将模板保存在“我的模板”文件夹中,请执行下列操作:
1)       单击“Office 按钮”,然后单击“另存为”。
2)       在“保存类型”列表中,单击“Word 模板”。
3)       在“文件名”框中键入模板名称,然后单击“保存”。
4.更改页边距
如果要更改整个文档的页边距,而该文档已分为几节,请在开始之前按 Ctrl+A 以选择整个文档。
1)       “页面布局”选项卡上的“页面设置”组中,单击“页边距”
2)       请执行下列操作之一:
·         单击所需的边距类型。要使用最常用的边距宽度,请单击“普通”。
·         单击“自定义边距”,然后在“上”、“下”、“左”和“右”框中,输入新的边距值。
5.更改默认边距
可以更改Microsoft Office Word 对所有新空白文档使用的默认边距。
·         在选择文档的新边距之后,再次单击“页面设置”组中的“页边距”,然后单击“自定义边距”。
·         在“页面设置”对话框中,单击“默认”。
&    新默认设置将保存在该文档所基于的模板中。基于该模板的每个新文档都会自动使用新页边距设置。
6.更改行距
如果某行包含较大的文本字符、图形或公式,Microsoft Office Word 会增加该行的行距。
1)       选择要更改其行距的段落(要更改单一段落的行距,只需将插入点放在段落的文本中,无需选择文本;要更改整个文档的行距,需要通过按 Ctrl+A 来选择文档中的所有文本)。
2)       在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“行距”。
3)       请执行下列操作之一:
·         要应用新设置,请单击所需的行距数。
例如,如果您单击“1.0”,则选定的文本为单倍行距。
·         要设置更精确的间距度量,请单击“行距选项”,然后在“行距”下选择所需的选项。
&行距选项
1.5 倍行距 此选项是单倍行距的 1.5 倍。
2 倍行距 此选项是单倍行距的两倍。
最小值 使用此选项,可以设置适应该行中最大的字体或图形所需的最小行距。
固定值 使用此选项,可以设置固定行距,Word 无法对固定行距进行修改。
多倍行距 使用此选项,可以设置按所指定的百分比从单倍行距增加或减少的行距。例如,将行距设置为 1.2 会将间距增加 20%。
7.移动或复制文本和图形
1)       选择要移动或复制的项目。
2)       请执行下列操作之一:
a)       要移动项目,请按 Ctrl+X。
b)      要复制项目,请按 Ctrl+C。
3)       如果要将项目移动或复制到另一文档,请切换到该文档。
4)       单击要显示项目的位置。
5)       按 Ctrl+V。
6)       要调整所粘贴的项目的格式,请单击显示在粘贴内容下方的“粘贴选项”按钮 ,然后单击所需选项。
8.撤消错误
1)       在快速访问工具栏上,指向“撤消”
Word会显示可以撤消的最近执行的操作。
2)       单击“撤消”或按 Ctrl+Z。如果要撤消不同的操作,请单击“撤消”旁边的箭头,然后在最近执行的操作列表中单击该操作。
当撤消某个操作时,还会撤消列表中位于该操作上方的所有操作。
&如果稍后决定不需要撤消某个操作,请单击快速访问工具栏上的“恢复”,或按 Ctrl+Y。
9.添加页面
1)       单击文档中要插入新页面的位置。
插入的页面将显示在光标之前。
2)       在“插入”选项卡上的“页”组中,单击“空白页”。
 
 
10.    删除空白页面
请执行下列操作之一:
·         要删除文档中的空白页面,请将光标放在要删除的页面的开始处,然后按 Backspace。
·         要删除文档末尾的空白页面,请转到文档的末尾,并删除所有多余的段落标记。如果仍会看到分页符,请选择该分页符,然后按 Delete。
11.    添加基本格式、样式和主题
Office Word 2007 提供了在文档中更改格式(包括字体和样式)的简便方法。但是,要在很短的时间内设计出专业水准的文档,可以使用提供了适当的字体和颜色组合的主题。
12.    更改文本大小
在 Office Word 2007 中,可以使用格式选项浮动工具栏快速设置文本的格式。选择文本时,浮动工具栏会自动显示。当选择文本并右键单击时,该工具栏还会与菜单一起显示。
1)       选择要更改的文本,然后将指针移动到与选定的文本一起出现的浮动工具栏。
2)      请执行下列操作之一:
·         要增大文本,请单击“增大字体”,或按 Ctrl+Shift+>。
·         要缩小文本,请单击“缩小字体”,或按 Ctrl+Shift+<。
&也可以在“开始”选项卡上的“字体”组中更改字号。
13.    应用样式
在 Office Word 2007 中,对选定的文本应用样式与单击在选择文本时显示的浮动工具栏上的按钮一样简单。
1)       选择要对其应用样式的文本。
例如,可以选择要作为标题的文本。如果要更改整个段落的样式,请单击该段落的任意位置。
2)       将指针移动到与选定的文本一起显示的浮动工具栏,单击以打开快速样式库,然后单击所需的样式。
例如,如果选择的是要设置为标题样式的文本,请单击快速样式库中名为“标题X”的样式。
&通过将指针放置在要预览的样式上方,可以看到选定文本以该特定样式显示的外观。
·         如果快速样式库中没有显示所需的样式,请单击快速样式库底部的“应用样式”,或按 Ctrl+Shift+S 打开“应用样式”任务窗格。在“样式名称”下,键入要应用的样式的名称。样式列表中仅显示那些已在文档中使用过的样式,但是您可以键入为文档定义的任何样式的名称。
·         还可以应用“开始”选项卡上“样式”组中的快速样式库中的样式。
14.    更改快速样式集
通过更改所用的快速样式集,可以显著更改文档的外观。如果您不喜欢所选样式的外观,则可以从样式库中选择不同的样式集,或者按照自己的喜好更改样式集。
1)       “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“更改样式”
 
 
2)       指向“样式集”,然后单击所需的样式集,如“正式”
&可以预览任何样式集,方法是指向该样式集并预览文档中的样式更改。
15.    创建新的快速样式
快速样式是为了使多种样式协同工作而创建的样式集合。虽然快速样式集几乎包含了创建文档所需的所有样式,您可能仍要添加新样式。您还可以创建其他样式,如新的表格样式或列表样式。
1)       选择要创建为新样式的文本。
例如,您可能希望词语商务在文档中总是显示为粗体和红色。
2)       在选定内容上方显示的浮动工具栏上,单击“加粗”和“红色”以设置文本格式。
3)       右键单击选定的内容,单击“样式”,然后单击“将所选内容保存为新快速样式”。
4)       为该样式指定一个名称(如商务),然后单击“确定”
您创建的商务样式以您指定的名称显示在快速样式库中,以备需要文本显示为粗体和红色时使用。
16.    应用主题
更改主题是用来对为文档选择的快速样式集外观进行调整和个性化的一种方法。通过尝试各种样式、字体和颜色,可以找到适合文档的外观。
17.    应用预定义的字体主题
通过选择新的字体主题,可以更改文档中的字体。选择新字体主题后,会更改正在处理的文档的标题字体和正文字体。
1)       “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“更改样式”
2)       指向“字体”,然后单击要使用的内置字体主题。
18.    创建自定义字体主题
1)       “页面布局”选项卡上的“主题”组中,单击“主题字体”
 
2)       单击“新建主题字体”
3)       选择要在“标题字体”“正文字体”列表中使用的字体和字号。
示例已更新为所选字体。
4)       “名称”框中,键入新字体主题的名称。
5)       单击“保存”
19.    应用预定义的颜色主题
通过选择新颜色主题,可以更改文档中内容的颜色。选择新颜色主题后,Word 会使用已设计为协同工作的多种颜色自动设置文档各部分的格式。
1)     “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“更改样式”
2)     指向“颜色”,然后单击要使用的颜色主题。
&如果您添加了已定义颜色的自定义样式,则更改颜色主题可能会更改自定义样式的颜色。
20.    创建自定义颜色主题
如果在文档中应用了某个颜色主题,然后要更改其中的一种或多种颜色,则所做的更改会立即影响到活动文档。如果要将更改应用到新文档,则可以将其保存为自定义颜色主题。
1)     “页面布局”选项卡上的“主题”组中,单击“主题颜色”
2)     单击“新建主题颜色”。
3)     在“主题颜色”下,选择要使用的颜色。
要查看所选颜色在文档中的外观,请单击“预览”。“预览”窗格中的示例将更改为显示所选颜色的预览。
4)     在“名称”框中,键入新颜色主题的名称。
5)     单击“保存”。
21.    键入项目符号列表或编号列表
Word 可以在键入时自动创建项目符号列表和编号列表,或者您可以向现有的文本行快速添加项目符号和编号。
1)       键入*(星号)可以开始项目符号列表,键入1.可以开始编号列表,然后按空格键或Tab键。
2)       键入所需的任何文本。
3)       按 Enter 以添加下一个列表项。
Word 会自动插入下一个项目符号或编号。
4)       要结束列表,请按 Enter 两次,或按 Backspace 以删除列表中最后一个项目符号或编号。
22.    如果项目符号和编号没有自动开始
1)       单击“Office按钮” ,然后单击“Word选项”
2)       单击“校对”
3)       单击“自动更正选项”,然后单击“键入时自动套用格式”选项卡。
4)       “键入时自动应用”下,选中“自动项目符号列表”复选框和“自动编号列表”复选框。
23.    向列表添加项目符号或编号
1)     选择要向其添加项目符号或编号的列表。
2)    “开始”选项卡上的“段落”组中,单击“项目符号”“编号”
 
 
要获取更多的项目符号样式和编号格式,请单击“项目符号”“编号”旁边的箭头。
&可以将整个列表向左或向右移动。单击列表中的第一个项目符号或编号,并将其拖动到新位置。整个列表会随着您的拖动而移动。
24.    分散列表中的项目
通过清除一个复选框,可以在所有列表中各行之间添加空格。
1)     “开始”选项卡上的“样式”组中,单击“样式”旁边的箭头,然后右键单击“列出段落”样式。
2)     单击“修改”
3)     “修改样式”对话框中,单击“格式”,然后单击“段落”
4)     清除“在相同样式的段落间不添加空格”复选框。
&执行以下操作之一:
·         如果在列表上方和下方需要同样的间距,选择“在相同样式的段落间不添加空格”复选框。
·         如果希望在列表上方和下方,以及列表中每个项目之间都有相同的间距,则清除“在相同样式的段落间不添加空格”复选框。
·         如果希望控制列表上方和下方的间距,并对列表中每个项目之间指定另一个间距,则需要为列表中第一个项目、列表中间的一个或多个项目、以及列表的最后一个项目分别创建独立的样式。
25.    添加封面
Office Word 2007 提供了一个封面库,其中包含预先设计的各种封面,使用起来很方便。选择一种封面,并用自己的文本替换示例文本。
不管光标显示在文档中的什么位置,总是在文档的开始处插入封面。
1)     “插入”选项卡上的“页”组中,单击“封面”
 
 
2)     单击选项库中的封面布局。
插入封面后,可以使用自己的文本替换示例文本。
 
·         如果在文档中插入了另一个封面,则该封面将替换插入的第一个封面。
·         如果在 Word 的早期版本中创建了封面,则不能使用 Office Word 2007 库中的设计替换该封面。
·         要删除封面,请单击“插入”选项卡,单击“页面”组中的“封面”,然后单击“删除当前封面”。