“项目一旦启动,变更也就随之而来。

 变更是无法避免的,作为一个合格的项目经理,我们应该有有效的方法来管理项目变更。

 

 先来看一个小案例:

 

 A公司正在实施一个业务系统项目,该项目包括人事行政部、信息部、业务部、财务部、生产部等多个部门人员。

 系统采取外包的形式,雇佣了某知名软件B公司的10名开发人员。

 系统实施时,出现了下述情况:A公司一个系统的用户向他所认识的B公司一个项目开发人员抱怨系统软件中的一项功能问题,并且表示希望能够进行修改。于是,该开发人员就直接对系统软件进行了修改,并告诉A已经解决了该项功能问题。

 

 在分析案例的问题前,我们先看看,什么是项目变更。

 

 当项目的某些基准发生变化时,项目的质量成本范围等随之发生变化,为了保证项目目标实现,就必须对项目发生的各种变化采取必要的应变措施,这种行为就是项目变更。

 

 项目变更产生的原因是多样的。以下是一些常见原因:

 

1)项目外部环境发生变化;

2)项目总体设计,项目需求分析不够周密详细;

3)新技术的出现、设计人员提出新的设计方案或者新的实现手段;

4)建设单位由于业务变化、机构重组等原因造成业务流程变化。

5)其它原因

 

 我们再来仔细分析一下,上面的案例中的做法,会出现怎么样的问题

 

 开发人员在听到用户的口头抱怨后,就直接对系统软件进行了修改,解决用户的问题,显然是不符合流程的。下面列举三条不合理的地方:

 

 首先,开发人员没有书面记录用户的变更需求,可能会导致对系统软件变更的历史无法追溯;

 其次,没有认真评估用户的变更需求是否合理,这样可能会导致与项目现有的工作可能不一致,导致影响成本、进度或者项目质量;

 再次,进行变更时,没有与其他项目相关成员进行沟通,可能会导致其他项目成员的工作不一致。

 

 那么我们应该怎样来处理项目中出现的变更需求呢?最好的办法是建立一套正规的程序对项目的变更进行有效的控制。

 

简单地说,管理变更的程序包括以下几个步骤:

 1)识别变更:分析项目中出现的问题是否属于变更需求,区分是否为变更需求的标准就是,某项工作是否不在项目工作基准中;

 2)评价变更对项目的影响:如果属于变更需求,进行分析,变更会对项目成本、进度、质量等因素产生哪些影响;

 3)设计变更的备选方案:列出几种可能的变更处理方案,比如说非常紧急的变更需求马上批准,而对项目影响较少的变更可以稍后再处理;

 4)提出变更申请:正式提出书面的变更申请需求;

 5)征求项目干系人的意见:所有与变更有关的项目干系人(注:项目干系人指所有与项目有正面与负责利益的人之和)都应该参与项目变更;

 6)批准或否决变更:提交相关项目管理人员,批准或者否则项目变更;

 7)追踪变更的实施情况:变更批准后,我们需求跟踪变更的执行情况,并且要记录在案。


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