过完双十一还有双十二,然后就该过年了。

 

每年这个时候都是各大小单位整理、汇总、评估、报告的集中阶段,各位职场人士头都大了,好不容易把总结写完了,天哪,还得做成PPT,还得美观、得体、有逻辑,一年的工作就这最后一哆嗦。

 

很多人说,一说PPT不知道从何下手,看完下面的内容我觉得你会豁然开朗,这一次我们不谈PPT技术,只谈PPT的构建步骤。

 

在做一个PPT之前,首先要想明白以下几个问题:

  1. 此次PPT有没有现成的文字材料?是什么行业的PPT

  2. 这个PPT给什么样的人讲?受众有多少?

  3. PPT展示的时间是多长?

  4. PPT播放场合?单纯播放PPT还是一边演示一边播放?

 

我们如数解答以上问题:

  1. 如果在PPT制作之前有完整的文字材料,这样制作的难度会很低,从材料中我们可以清楚的规划目录和章节,并且需要在PPT中展示的文字可以直接粘贴使用,在做之前我们心中就已经有了基本的框架。不过有的人汇报PPT往往没有现成的文字,那么你就要在做PPT之前整理好一个提纲,把逻辑规划出来。

  2. PPT的受众分年龄段不同、人数不同,做出的效果也不同。比如我们就是部门内部年终汇报,那么我们的PPT选取小而精致的类型,对于受众接受的愉悦程度也比较好。同理,我们要是面对上百人的汇报,整体的PPT风格要大气、沉稳,减少小字标注和小字注释等内容。

  3. PPT的演示时间决定了PPT的页数多少,我们需要在较短的时间内完成汇报或者产品介绍,就需要提前将文字内容精简和提炼;如果是需要集中讨论细节会议,就需要将文字材料中的涉及都展示在PPT中;

  4. 比如PPT用于在走廊或展厅展示一年以来的工作成果,那么就多以图片和突出文字为主,配合适当音乐,让往返的人员能够愉悦的欣赏一下,如果我们需要在大会中进行展示,那么还是适当考虑时间和受众人数的问题,大气、完整的制作PPT

 

好了,确定了以上的问题,我们就比较容易开展制作工作了。

  1. 搜集素材

  2. 选取模板

  3. 分章分节

  4. 页面版式

 

我们如数解答以上问题:

  1. 很多人拿到一个材料就开始制作PPT,在制作过程中发现这个没有那个没有,需要去截图、下载图、转换数据等,非常浪费时间。建议,在制作之前通读或者认真思考材料中涉及到的内容,需要借助哪些图片、哪些数据、哪些古语能够更好的诠释你的内容,并且将这些材料分章分节的整理完毕,也就是说,在做之前你大概已经知道什么页上放什么内容了。这里我们谈论一下素材的问题。有人很有疑惑说,哪有什么素材,我通篇就是纯文字讲述,从哪里找素材?在此提供两个思路:(1)所有能用图片展示的部分、活动现场、活动策划、活动文档等都可以算作我们的素材,都是实际、客观的展示,都可以用。我们通过之前工作的积累,后期跟踪,文档材料的拍照等都可以留作今日所用,这个确实需要日常留心。(2)有些材料可以从网络上获取,比如开展读书活动,除了数目还可以有这些书的封皮排列,也很美观。也可以将排比的内容转化成SmartArt,增加观赏性,也可以找相关的图片进行展示,一句话,就是增加内容展示的灵活性。

  2. 这个问题有两个解决办法:(1)直接花钱下载一个美观的,一个不够下载两个。现在付费的PPT模板非常漂亮,版式设置非常巧妙,直接拿来用真方便。(2)不花钱自己下载一个免费的或者自己做一个。这是大多数人的做法。我们可以选取跟主题相关的颜色模板,大多数以蓝色、深蓝色、墨绿、大红色为主色调,当然如果是用于化妆品或者儿童等题材另当别论。主色调选好之后可以定出一个副色,用在着重显示和着重表现的地方,实现整体风格统一。一般性会议或者简单性的汇报,这样做完全没有问题。主色调定了,主页设计风格确定,再接着确定每节的首页模板,整个PPT的样式基本上就定了。

  3. 分章分节,主要是讲整个PPT内容进行划分,然后每节的首页根据内容进行设计,风格统一或者实行逻辑单色的设置。

  4. 页面版式相对就容易了。各章都设定好了,在既定的板块内容里进行文字和图片的排版,网上有一些版式是直接拿来用的,有的需要自己排列一下,注意几个原则:(1)多个版式交叉使用,左图右字、左字右图、上图下字、上字下图等;(2)图片和文字结合、SmartArt和文字结合、SmartArt和图片结合等相互交替使用;(3)文字过多用线性图形来表示、图片太多就分类缩小展示、内容少就多突出关键字、时间长就多涉及相关文档等。

 

容易出彩的几个小技巧:

  1. 首页够亮眼。要么设计动画效果,要么首页图片够冲击感,要么标题文字够潇洒。

  2. 重点数据要突出,尤其是在打算文字展示中,数据是可以单独扩大字体和着重颜色的。

  3. 有一些文字内容可以用报表或者折线等形式表现,比如一年来销售数据变化,还可以设置上动画效果,一个一个展示,效果要好很多

  4. 注意留白。不能都用效果不能都有亮点,页面版式要留白,整体风格要留白。

  5. 最基本的,要贴切,做出的PPT符合所在场合的使用,太简单会打脸表明自己不用心,太花哨还是会打脸表明自己用力过猛。怎么贴切参考以上内容。

 

第一次写,内心忐忑,欢迎各位指正。